A company with a turnover of around € 42 M in the distribution sector began to have problems in its income statement, due to a decrease in profitability and sales. Part of the problems had to do with the company's strategy, the other part was cultural and operational.

Initial situation

In the first meeting we had with the company, the company's CEO summoned the entire management team so that we could analyze the situation. The meeting began with the intervention of the Director General.

"We do NOT sell enough and we also sell with lower margins, what happens?"

From the first moment, the conversation was very directed towards the director of sales. "Are they our products? Is it the competition? Are they the sellers? Is it you who fails? Do we not have enough customers? Do we NOT sell enough? What happens? "

After each of the managers shared responsibilities and tried to throw balls out, one of the Improven Project Managers came into play:

" Peace of mind… for now is the first thing we have to do, calm down and try to correctly diagnose the problem. Without a correct diagnosis we cannot solve anything… Let's fly over the organization, where we have a perspective of the entire company where you work, let's be frank and ask ourselves the following questions;

What are the real causes of this happening?

What has changed in recent times that has changed the trend of the income statement?

Who does not sell ?, the seller, the company, some products.?

Do we offer what the customer asks for? Do we know what the customer wants ? (Is not the same).

Do we have any competitive advantage over our competition?

How does the market perceive us, are we making a difference?

Are you sure the problem is the sales volume? Isn't it a margin problem?

Are our sales processes adequate in the current environment, (are they profitable)?

This debate became a brainstorming after which it was concluded that a formal diagnostic process had to be started in the 4 main areas of the company:

1. StrategyProcessesPeopleTechnology

And the company clearly explained the following needs:

• The company wants to review its sales and marketing strategy to detect strengths and weaknesses and their corresponding action plans. The client needs to reorganize its sales and marketing area. Within this reorganization, it is also considering an adequacy assessment. Among the people and positions of the marketing and sales organization of the company. You also want to have a Management by Objectives, DpO, in your marketing and sales management as well as a Commercial Dashboard to control the sales strategy and marketing.

Solution provided

The solution provided by IMPROVEN Consultores was the implementation of a CRM Customer Relationship Management Project, (Customer Relations System), perfectly delimited and implemented in its entirety.

Descripción de las fases y procesos evaluados;

• Identificación de la estrategia de ventas y marketing de la empresa:
• Revisión de cartera de productos e identificación de productos y familias en progresión, regresiónIdentificación de nuevas áreas de negocio a medio plazo y largo plazoEliminación de áreas de negocio no rentablesIdentificación y Calificación de Segmentos
• Segmentación por hábito de compra.Segmentación por rentabilidad.Segmentación por interés estratégico.

• Evaluación de Procesos, Mejora y Redefinición.
• Proceso de adquisición de conocimientos e información del clienteProceso de explotación de los datos para la obtención de la verdadera información de valorProceso de valoración del canal de explotación del productoProceso de selección de Target y Cartera de productos según necesidades, explotación del segmento
• Generación de LEADSCampañas de Marketing, Campañas PULL y PUSHROI de las campañasCuadro de Mando de Marketing
• Proceso de Venta:
• Captación de PotencialesGeneración de Ofertas y SeguimientoVentaCobroCross-Selling, Up-Selling
• Proceso de Atención al ClienteProceso de Fidelización
• Reinicio del Ciclo de Ventas

Para que el lector pueda tener una idea de la dimensión de la solución implantada y el altísimo nivel tecnológico que ha alcanzado la empresa le mostramos el siguiente ejemplo del Sistema CRM implantado;

Al inicio de la jornada laboral el vendedor entra en su CRM desde su oficina, por Internet.

Detecta su agenda diaria y un diagrama que le informa de las tareas que debe ejecutar para poder conseguir los objetivos previstos esa semana.

En ese momento le salta un aviso. Ha de realizar una llamada que le ha programado -automáticamente- el Departamento de Marketing. Hace clic en el mensaje de pantalla y al instante, se le muestra la empresa y la persona a la que hay que llamar, así como los comentarios para la concertación de la visita comercial, (objetivo de la llamada).

Pero esto no es todo, el comercial debe recoger cierta información indispensable que pasará a la empresa como base de su conocimiento de clientes, veamos el ejemplo:

La encuesta toma los datos, es personalizada y es vía web.

A partir de ahí se pueden tomar otros datos, analizar a la competencia, tomar datos personales, programar llamadas de cierre, tipos de seguimiento, llamadas de cortesía según segmento de cliente, realizar cualquier proceso que avance por eventos, correos electrónicos automáticos cuando suceden ciertas acciones, control total de los costes de las ventas y rentabilidades de los clientes, etc.

En definitiva los resultados fueron bastante sorprendentes para el cliente, quien lo bautizó como el comercial Doble.

Este nombre lo adoptó el cliente porque consiguió que el comercial vendiera el Doble, con un margen igual o mayor, según en qué productos e hizo posible que cumpliera sus objetivos anuales y antes de final de año.

Resultados tangibles;

• Aumento de Ventas: En algunos comerciales hasta de un 102%, la media de aumento del equipo comercial fue de 36% en cifra de ventas.Aumento de Rentabilidad Media de 5 puntos porcentuales. Se pasó de un 9 a un 14%, más de un 50% de mejora.