This work proposes a methodology for the Design of a budgetary Management System in the Genetics and Breeding Company Manuel Fajardo of the municipality of Jiguaní. In the content its Scientific Novelty is exposed, when presenting a System that uses the latest generation elements, of insufficient employment in our country and novel for the Agricultural Sector in general. An in-depth study of the company's production process was carried out and the objectives for the year 2011-2015 were outlined, designing a methodology for a budgetary Management System by activities, which allows better control over its short, medium and long-term objectives.. This required strict compliance, not a model as a plan,but of a planned management system that would extract the reserves of all kinds that still exist in the companies, fundamentally of economic efficiency.
Its theoretical and practical value and utility were demonstrated in which synergy and congruence of the company's objectives and goals are achieved, which in turn favors the fulfillment of the central objective of achieving economic efficiency.
Key Words : Management / Budget management / economic efficiency
SUMMARY:
This paper proposes a methodology for the design of a budget management system in Genetics and Breeding Company Manuel Fajardo Jiguaní Township. The content exposes his New Science, introducing a system that uses elements of art, of insufficient employment in our country and new to the agricultural sector in general. We conducted a thorough study of the production process of the company and marked the targets for the year 2011 - 2015, designing a methodology for a budget management system for activities, which allows better control over its short and long term. This required strict compliance, not a model and plan, but a planned management system that will get mine reserves of all types that still exist in companies, primarily for economic efficiency.
Demonstrated its value and utility theory and practice in which synergy is achieved and consistency of objectives and goals of the company, which in turn promotes the fulfillment of the central objective of achieving economic efficiency
Keywords: Management / Budget Management / economic efficiency
INTRODUCTION:
Under the current conditions, the planning of the operations of any economic entity is essential for them to achieve the objectives set. According to Mallo, "Without the planning competition, thousands of efforts are wasted, forces are applied on different planes and never achieve the synergy of the common force in the same direction."
The process of implementing business improvement in companies in the Agricultural sector, prompted by the increase in agricultural production, seeking to replace imports for the country, has created the need to make important changes in the economy of this sector.
As stated by authors such as Ch. Horngreen, 1990 and Kaplan and Cooper, 1999, standards are necessary for the execution of the budgeting process in each entity, which are applied by a Budget Group or Committee that is in charge of This task, for this, not only the indications are enough, it is necessary to systematize a set of rules and procedures, as is done with the Accounting System, but that is prepared by each company and that constitutes its Budgeting Manual.
The Budgeting System in agricultural companies is designed by MINAGRI and is applied without any type of modification, which although they contain instructions that the Business Plan be brought to the Cost Center, do not offer methodological guidelines for its implementation.
In agricultural companies and in particular in the Genetics and Breeding company ´´Manuel Fajardo´´´, the systems that serve as the basis for preparing operating budgets are traditional and focus their attention on the Registry and Calculation of operations, The analysis is only retrospective, since updated budgets and standards that guarantee a reliable comparison base are not used. The general organization of the systems is based on the product approach only and the activity approach is not used, which would be necessary to turn the important process of reducing costs based on obtaining economic efficiency as an objective. center of Cuban economic policy, promoting an analysis of the added value in products for each activity,allowing this at the same time, to provide the necessary elements for an activity budgeting process, which has demonstrated its efficiency in the applications made, which creates the possibility of integrating the work of professionals from the most diverse branches, based on creating more efficient processes, in our country and in particular in MINAGRI. Hence, the General Objective of this work is:
Design the organizational methodological regulations for a budget management system for activities in the Genetic and Breeding Company "Manuel Fajardo".
MATERIALS AND METHODS:
Firstly, the type of Budgetary System that is proposed is set out, after having analyzed the different Budgeting systems, it is considered that in this company, the Budgeting System to be applied should be Activity Based, taking into account its characteristics.
Analysis was carried out through group work and the different activity centers were defined with their corresponding operational production activities, in order to obtain the costs of the productions or services of each one of them.
Inductors were calculated using the statistical program (EVIEW) for the Activities in which they are grouped, Indirect Expenses and Inductors for the allocation of resources and Costs between intermediate and final activities. These inductors have been duly verified, by analyzing and verifying their relationship with the Costs assigned using them, through a Correlation analysis.
As a result of this work, the specific objectives for 2011 belonging to the UEB San José were elaborated as a supporting element of the proposed system.
Every time the objectives were duly clarified and the budget schedule was drawn up, each of the budgets was prepared according to the sequence outlined in the system.
RESULTS AND DISCUSSION:
For the budgeting process that arises in this company, it was necessary to complete VIII fundamental stages.
I Stage.- Definition of the General Objectives in the Long, Medium and Short Term and its derivation into specific objectives of the Centers of Utility and Costs.
Stage II.- Preparation of the Budget Calendar
Stage III.- Budgeting of the level of Sales and of the production of the period that is planned.
Stage IV.- Estimation of the expected quantities for the Cost Inductors and the demand of all the Activities of the animal production process.
V Stage.- Budgeting of the necessary resources for all the Activities.
VI Stage.- Determination of the Cost Statements of the Production Completed and Sold and of Budgeted Losses or Profits, as well as the Analysis of the economic feasibility of the budget prepared.
VII Stage.- Analysis and approval of budgets.
VIII Stage. -Presentation in each center of responsibility of the budgets approved for the period.
The following is a brief summary of each of these stages.
The first stage, Definition of Strategic Objectives, General Long, Medium and Short Term and Specific to the areas, is fundamental, the same part of the Mission and the Strategic Vision. Strategy constitutes the essence of the plan. At this stage, considerations about the physical restrictions of the budget period are made.
This is a stage that must be carried out year after year, since, although the strategic objectives are not defined every year, if it is necessary to specify the progress of the strategy and the possible changes in the scenarios that could be affecting the proper development of the Business.
Regarding the second stage, it must be considered that the preparation of a budget implies coordinating a number of activities carried out by a large number of managers, those who have different interests, criteria and personal organization, which is why setting deadlines in that the different budgets and collateral activities necessary for the preparation of these must be carried out is of primary importance for the execution of the budget process. The approved schedule must be duly coordinated with the dates on which the Business Group has located the fulfillment of the different information of the Plan for the period that is planned, and therefore, its approval will be made at the first meeting of work of the year, in which the objectives of the next period to be budgeted are analyzed.
The third stage, Budgeting of the Sales and Production level of the period that is planned, for each one of the Company's Profit Centers, will be successful to the same extent as in the previous stage, the derivation of the objectives is has carried out rigorously and considering a vision of the restrictions that are presented in the scenarios using relevant information and taking into account the actual or expected results of the action plans prepared by the Company. At this stage, in addition to the traditional Mathematical Methods, to Estimate the value of Sales and Production, the Criterion of Experts is required, having as a horizon the strategy and knowledge of the behavior of the Livestock Productions Sector, its experience and good judgment, without abandoning the Mathematical Methods,using, in the environment analysis, firstly, the relevant information related to the sector, identifying Threats and Opportunities. At this stage, the Sales and Production Budgets are submitted to the Committee for consideration.
The company's marketing specialist, together with the production managers of each of the Units, must carry out a detailed analysis of the effectiveness achieved with the Sales Plan, not only thinking about the short term, but also medium and long term, in such a way that translates into: the decrease in sales today can result in the increase in sales tomorrow, in addition to maintaining productive stability in the medium and long term, with high levels of efficiency, achieving rhythmicity between these two assumptions, all of which must correspond to the guidelines established in the strategy and in the directives of the higher body. Production managers will present the assessment of the physiological status of each of the existing animal categories,taking into account the criteria of experts, as is the case of the genetic specialist, who on many occasions is rejected, will assess the necessary levels of livestock feeding, as well as the technical condition of the existing agricultural equipment and the productive capacity of the Workforce, the latter in conjunction with the Human Resources Directors. Based on this and taking into account what do you want to achieve with the livestock mass? The Flock Movement of the period will be planned for each Activity Center and its compliance will be analyzed, month by month, through the CP-1 Monthly Work Report, which is shown in the figure: 1.as well as the technical state of the existing agricultural equipment and the productive capacity of the Work Force, the latter in conjunction with the Directors of Human Resources. Based on this and taking into account what do you want to achieve with the livestock mass? The Flock Movement of the period will be planned for each Activity Center and its compliance will be analyzed, month by month, through the CP-1 Monthly Work Report, which is shown in the figure: 1.as well as the technical state of the existing agricultural equipment and the productive capacity of the Work Force, the latter in conjunction with the Directors of Human Resources. Based on this and taking into account what do you want to achieve with the livestock mass? The Flock Movement of the period will be planned for each Activity Center and its compliance will be analyzed, month by month, through the CP-1 Monthly Work Report, which is shown in the figure: 1.month by month its compliance, through Model CP-1 Monthly work report, which is shown in the figure: 1.month by month its compliance, through Model CP-1 Monthly work report, which is shown in the figure: 1.
| EMPRESA: Genética “Manuel Fajardo”” REPORTE MENSUAL DE LABOR DEL CENTRO DE ACTIVIDAD UNIDAD DE CRÍA | ||||||||||||
| Unidad: UEB de San José. Fecha: 30 de Julio del 2011. Modelo CP-1 | ||||||||||||
| Centro de Actividad: Animales Genéticos. | CATEGORIA: TERNERA Y TERNERO | |||||||||||
| MOVIMIENTO DEL REBAÑO | ||||||||||||
| Producción
Nombre |
UM | Exist.Inicial | Nacimiento |
Muertes |
Entrada de otrasunidades |
Cambio DeCategoria | Ventas | Trasp efectuados
Interno Externo |
ExistFinal | |||
| Animales genéticosTerneras y Terneros | U | 168 | 20 | 6 | 20 | 34 | – | 23 | – | 145 | ||
| Análisis Cumplimiento de Normas de Consumo
Productos Seleccionados |
Explicaciones | |||||||||||
| Productos |
UM |
Consumo | ||||||||||
| Plan | Real | Desviación | ||||||||||
| 001 Piensos | Kg. | 0.92 | 0.48 | -0.44 | ||||||||
| 002 Norgold | Kg. | 0.5 | 0.3 | -0.2 | ||||||||
| 003 Sal Mineral | g. | 60 | 60 | – | ||||||||
| 004 Urea | g. | 60 | 45 | -15 | ||||||||
| Indicadores productivos | ||||||||||||
| Natalidad | % | 43..8 | 37..0 | -6..8 | ||||||||
| Nacimientos S/C | % | 5 | 0 | -5 | ||||||||
| Muerte de cría | % | 13.3 | 18.6 | 5.3 | ||||||||
| Muerte de Ternera | ||||||||||||
| Peso al destete M | Kg | 150 | 139 | -11 | ||||||||
| Peso al destete H | Kg | 140 | 137 | -3 | ||||||||
| Jefe de Unidad | TraspasoRecib. Confor | |||||||||||
| AnotadoPor. | Resp. De Calidad | |||||||||||
Figura 1: Modelo CP-2 Reporte Mensual de Labor del Centro de Actividad
El Director de Comercialización y ventas hará un análisis de las posibilidades preliminares de obtención de los principales recursos necesarios para garantizar el presupuesto y del estado en que se encuentra la contratación de estos recursos con los suministradores, así como el nivel de existencias y días de cobertura estimado de los recursos fundamentales con que se contará para iniciar el período que se presupuesta. Presentará también diagnóstico con el estado técnico del transporte y el programa previsto para garantizar la transportación de los abastecimientos.
El Director de Economía presentará la valoración de las posibilidades financieras para garantizar el aseguramiento material del presupuesto y las acciones que se realizarán para garantizar estos, presentando diagnóstico con las posibilidades reales, lo cual debe hacerse, presentando el Flujo de Efectivo, en ambas monedas. En este punto, un aspecto a destacar serán los niveles de crédito a solicitar para garantizar el Capital de Trabajo necesario, para el nivel de actividad que se presenta. Todo lo anterior, evidencia la necesidad de desarrollar un alto nivel de comunicación entre todos los factores.
La Cuarta Etapa, referida a la Estimación de las cantidades esperadas para los Inductores de Costo y de la demanda de todas las Actividades, se caracteriza por un serio análisis de aquellos inductores que definen la demanda de actividades Indirectas y del Plan de Producción.
Para la obtención de los Inductores, en primer lugar se realizaron varias sesiones de trabajo con los Técnicos del área de Contabilidad y los Jefes de las Actividades para las que se utilizan los inductores y se realizó posteriormente un Análisis de Correlación, el que se muestra en la Figura 2, en el que se puede apreciar que en todos los casos los niveles de correlación son altos. En el mes de Junio, para los Centros de Actividades Indirectos, la distribución se realizó por Actividad, de gastos y de monedas, lo que permite que se muestren en los Estados de Costos y de Resultados, los datos en esta misma forma, permitiendo esto distintos tipos de análisis, sobre todo, los vinculados con la Relación Costo-Volumen-Utilidad.
| INDUCTORES
Horas trabajadas por la maquinaria. Consumo material. Valor de la producción Kilómetros recorridos Consumo material. Consumo material. Coeficiente demanda. estimada de horas de mantenimiento. Número de animales. |
COSTOS QUE SE ASIGNAN POR MEDIO DE ESTOS
Gastos de equipo Gastos de abastecimiento Otros gastos de la actividad Operación transporte Reparación de transporte Almacenes de abastecimiento mantenimiento de maquinarias y equipos Reproducción |
COEFICIENTE DE
CORRELACION 0.98451 0.99658 0.98376 0.98977 0.99742 0.97809 0.98652 0.96958 |
Figura 2. Inductores de Costos.
Para la distribución de los costos indirectos se seleccionaron 2 áreas a las que se aplicaron sus respectivos inductores de costos. Los cálculos para determinar los coeficientes se pueden observar en la Figura 3. Cálculo de los coeficientes de distribución.
| ÁREA INDIRECTA | INDUCTOR | UM | CANTIDAD | IMPORTE A DISTRIBUIR | COEFICIENTE | ||
| MN | CUC | MN | CUC | ||||
| Reparación de molinos a viento y turbinas. | Horas de Mtto. planificadas | Hrs. | 194 | 1075.84 | |||
| Fijos | 64.65 | – | 0.3332 | – | |||
| Variables | 1011.19 | – | 5.2123 | – | |||
| Mtto. de maquinarias y equipos. | Horas de Mtto. planificadas | Hrs. | 96 | 758.95 | |||
| Fijos | 91.07 | – | 0.9486 | ||||
| Variables | 667.88 | – | 6.9570 | – |
En la siguiente figura se muestra la distribución de estos costos indirectos.
|
CENTRO DE ACTIVIDAD |
UM |
VALOR ASOCIADO | COEFICIENT | DISTRIBUCCIÓN | |||||||
| Centro de Actividad
Unidad de Desarrollo |
Centro de Actividad
Unidad Prueba de Comportamiento |
Centro de Actividad
Unidad de Ceba Final |
Otros Centros de Actividad |
MN |
CUC |
Centro de Actividad
Unidad de Desarrollo |
Centro de Actividad
Unidad Prueba de comportamiento |
Centro de Actividad
Unidad de Ceba Final |
Otros Centros de Actividad |
||
| Reparación de molinos a viento y turbinas.. | Hrs. | 47 | 38 | 44 | 65 | ||||||
| Fijo | 0.3332 | 15.66 | 12.66 | 14.66 | 21.66 | ||||||
| Variables | 5.2123 | 244.98 | 198.07 | 229.34 | 338.80 | ||||||
| Mtto. de maquinaria y equipo | Hrs. | 25 | 17 | 22 | 32 | ||||||
| Fijos | 0.9486 | 23.72 | 16.12 | 20.87 | 30.35 | ||||||
| Variables | 6.9570 | 173.93 | 118.27 | 153.05 | 222.62 | ||||||
| Total de Gastos Fijos. | 39.38 | 28.78 | 35.53 | 52.01 | |||||||
| Total de Gastos Variables. | 418.91 | 316.34 | 382.39 | 561.42 | |||||||
| Total de Costos Indirectos. | 458.29 | 345.12 | 417.92 | 613.42 | |||||||
| Total General de los Costos Indirectos Distribuidos | $ 1834.76 |
Figura 4: Distribución de los Costos Indirectos,
El resto del Proceso consiste en estimar, en el caso de las Actividades Indirectas, tales como los Centros de Servicios, las Actividades de Administración de la Producción y las Actividades de Apoyo, el nivel o cantidad que se espera para el inductor de cada una y en el caso de las Actividades Operativas, tanto intermedias como finales, los niveles de producción o demanda de estas por la producción planificada.
La Quinta Etapa, Presupuestación de los recursos necesarios para todas las Actividades, una vez cumplimentado el paso anterior, se pasará a confeccionar los presupuestos correspondientes de acuerdo a la clasificación adoptada,(Presupuesto de Compras), así como las Fichas de Costos correspondientes.
La Sexta Etapa, Determinación de los Estados de Costo de la Producción Terminada y Vendida y de Pérdidas o Ganancias presupuestados y del Análisis de la factibilidad económica del presupuesto elaborado, es, como se entenderá, la etapa en la cual se confeccionan los estados que resumen todo el presupuesto, nutriéndose los mismos del resto de los presupuestos elaborados, efectuándose a partir de los mismos el análisis de factibilidad económica del presupuesto.
Este análisis de factibilidad se presenta al Comité conjuntamente con los Estados de Costo de la Producción Terminada y Vendida y el Estado de Ganancias y Pérdidas, los cuales sintetizan toda la información de los presupuestos.
Los indicadores que se emplearon para caracterizar la efectividad del presupuesto elaborado, fueron los siguientes:
- Nivel de Ventas totales.Costo de Ventas total por animal.Ganancia Total.Razón del Margen de Contribución total. Punto de Equilibrio de la Empresa y de cada unidad y totalRentabilidad de las Ventas de la Empresa y de cada unidad y totalCosto de Oportunidad de la Inversión.Valor Agregado de la Empresa y de cada unidad y total
Estos indicadores han sido presentados con la finalidad de que se puedan prever las medidas necesarias en aquellos aspectos más sensibles en cada una de las unidades.
Las Ventas Totales fueron tomadas del Estado de Resultado presupuestado las cuales, aunque muestran un decrecimiento en un 8% con relación al estimado del año anterior, se realiza teniendo en cuenta que para fortalecer el genofondo del charol y consolidar los programas genéticos a mediano y a largo plazo; es necesario la recuperación de la masa ganadera de la UEB, por existir en esta alto grado de envejecimiento. Esta estratégia a pesar de que en el año 2011 la producción mercantil, decrecerá en un 8. por ciento con respecto al año anterior, permitirá que en los próximos 5 años se incremente más allá de la media histórica, además permitirá también fortalecer el genofondo del charol, a través del mantenimiento y mejora de esta rasa. Dando muestra además de que aún decreciendo en el indicador fundamental se puede trabajar con niveles altos de eficiencia, con un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles ya sean húmanos o materiales que permita reducir los costos de producción. Por otra parte con la eliminación de los subsidios de la genética a la empresa, se hace necesario definir la combinación de fuentes financieras que reduzca al mínimo los costos para la empresa y donde el valor generado sea superior al costo para alcanzarlo, dentro de determinados límites de riesgo, se crea la necesidad de introducir en la UEB un nuevo centro de actividad, Unidad de Ceba, capaz de generar los ingresos necesarios, para alcanzar las utilidades esperadas en los próximos 5 años. Es aquí donde juega un papel fundamental la programación de actividades, filosofía propuesta por este trabajo, mediante la cual se puede hacer una análisis de qué se puede hacer para no dejar de crear valores, dando la alternativa de presupuestar una nueva producción a partir de los recursos con los que se cuenta y desarrollar nuevos tipos de producciones no ejecutadas anteriormente por la Empresa.
. Razón del Margen de Contribución
| Plan | Real | Variación |
| 24,29 % | 20,0 % | 4,29% |
En la Razón de Margen de Contribución existió una disminución de 4,29%, con relación al plan del año 2011. La variación en este indicador estuvo dado por el decrecimiento de las ventas con respecto a lo planificado, que está dada a su vez fundamentalmente por las ventas por debajo de los pesos planificados, también inciden negativamente incrementos en los costos, producto al tiempo de estadía en las unidades entre otros elementos que contribuye a disminuir el nivel óptimo de calidad de las producciones. En cuanto al comportamiento del Margen de Contribución, se deben tomar medidas que permita la utilización de los recursos necesarios para el proceso con un mayor nivel de economía, eficiencia y eficacia, sin lo cual se acentuarían las incidencias negativas de los Costos Variables y por ende de este indicador.
Consecuentemente con lo planteado sobre las Ventas y el Costo, En el próximo período la UEB tiene que tratar de lograr el peso promedio máximo en los animales para la venta para alcanzar los niveles de ventas planificados, ya que se presupuesto por los pesos medios, No obstante a ello a pesar de que las ventas reales decrecieron con respecto a las planificadas la Ganancia real del período creció en 1,2% en relación al pasado año, no obstante es importante señalar que a pesar esperarse este año una situación financiera favorable para el producto que se analiza se debe prestar certera atención a las afectaciones que se presenten en el entorno, por tanto, lograr niveles de Ganancia, requiere un esfuerzo considerable y el redoblamiento de los niveles de coordinación y de control sobre las tareas. En este sentido alcanzando los niveles de ventas presupuestados para el año 2011, la Rentabilidad sobre las Ventas, alcanzaría el 3,04% con relación al año 2010.
Rentabilidad s/ventas 2011= Utilidad d/impuestos / Ventas
= 21329,84 / 330996
= 6,4%
Rentabilidad s/ventas 2010= Utilidad d/impuestos / Ventas
= 21548 / 641555
= 3,36%
Todo lo anteriormente analizado traerá como consecuencia que se llegue a la región de Ganancia con menos esfuerzo que el año 2010., pero aún así se hace necesario reafirmar el llamado al control y al esfuerzo colectivo que se requiere, trabajando sobre los objetivos bien definidos y debidamente concertados y esclarecidos con el personal que tendrá la responsabilidad de participar en su cumplimiento. Para lograr lo anterior, se debe trabajar en Equipos Multidisciplinarios que provean a las decisiones de la sinergia necesaria y además que cada cual conozca que en términos de la nueva forma de gestión, cada uno se convierte en un Inductor de Actuación, de determinado Efecto, por lo que se debe tener clara la manera de actuar en aras del cumplimiento del objetivo que cada cual induce.
El costo total de venta decrece con relación al año 2010 en un 1, 5 %, siendo más significativo, toda vez que el nivel de ventas fue menor que el alcanzado en igual período del año anterior; dando muestras del nivel de eficiencia que presenta el sistema propuesto, partiendo de la presupuestación de las actividades.
Como se apreciará estas etapas garantizan un recorrido completo por todo el proceso de elaboración de los presupuestos, e incluyen los aspectos esenciales del proceso organizativo del Sistema de Presupuestación. Todo esto ayudó a organizar el proceso productivo de la empresa y en particular el de la UEB de San José.
Hay que decir que el proceso de elaboración del presupuesto es una etapa de trabajo intensa para todos los cuadros y funcionarios de la empresa, el cual requiere de reuniones, consultas, análisis rectificación de versiones, todo lo cual sólo es posible conseguirlo a través de un poderoso trabajo en grupo que desarrolle la comunicación y que provea a nuestras decisiones de la sinergia necesaria.
La planeación minuciosa de todas las actividades en un sistema presupuestario como el que se presenta, utilizando las modernas técnicas de la Presupuestación por Actividades sólo es posible y totalmente completo si todo el proceso de formulación presupuestaria se planea en forma minuciosa. Es por ello, que resulta de la máxima importancia definir en forma de un manual de procedimientos, específicamente; un Manual de Presupuestación, los que han de seguirse para la confección de los presupuestos con el fin, de sin tratar de modelar el futuro exactamente, pero sí se obtenga una aproximación rigurosa de dicho presupuesto, El Manual proporciona una guía muy útil para introducir y mantener un programa presupuestario, es un libro de consulta para todo lo relacionado con la actividad presupuestaria y garantiza la uniformidad en la confección de estos.
CONCLUSIONES
En este sentido las conclusiones finales son las siguientes:
- El Sistema elaborado, independientemente de haberse hecho la propuesta para la Empresa de Genética y Cría “Manuel Fajardo” tiene posibilidades de aplicación en otros empresas del sector agropecuario, así como en otros sectores de la Economía Nacional.El sistema elaborado responde a la política económica trazada por nuestro país atendiendo a los lineamientos del VI Congreso del PCC.
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