Planning is an administrative function, although sometimes we overlook it, however, it is a great weapon that reduces uncertainty, generates efficiency, commitment and satisfaction.

This technique can be used from daily activities to large action plans in organizations, below are some of the main tools that accompany its execution.

DEVELOPING

DEFINITIONS

Planning, within an organization, consists of determining its objectives and choosing suitable courses of action to achieve those objectives. (ANZIL, 2011)

Strategic planning is the preparation, development and implementation of different operating plans by companies or organizations, with the intention of achieving stated objectives and goals. These plans can be short, medium or long term. (DE, 2016)

PLANNING PROCESS

This process can be divided into the following steps or stages: (HEIJDEN, 1998)

1. Determine the objectives of the organization. Visualize possible future scenarios, assigning probabilities, which can be subjective, to each of those scenarios. Search for possible courses of action, taking into account the probable future scenarios. Choose the courses of action that are considered most appropriate.

TYPES OF PLANNING

Planning is essential in any company and it must be formal.

Therefore, to determine what tools are necessary for planning, it is necessary to prioritize the understanding and stages of good planning.

Intuitive planning and formal planning

Planning	Advantage	Disadvantage
In tuitive	- fast - Informal - Of apparent low cost - Suitable for non-complex businesses	- Not documented - It is personal, with little participation - Risk due to unforeseen changes - Reaction rather than creation - I work under pressure
Formal	- Structured and documented, allows monitoring. - Promotes delegation - Allows participation - Active, analysis-based - Clarify opportunities and problems. - Forces to set goals	- It requires effort - Requires discipline - By emphasizing the process, initiative and creativity can be limited - By emphasizing financial quantification, the planning-control balance can be altered.

CLASSIFICATION OF PLANNING TOOLS

This division is carried out according to what each of them evaluates.

• Analysis of the environment.- Analysis of large amounts of information to detect emerging trends and create scenarios The competitor.- Identify who the competitors are, what they do and how their actions will affect the organization's approach Scenario.- Consistent point of view of what Probably happens in the future. Forecast.- Predictions of future results, two of the most common predictions are future income and new technological advances, however any component of the general and specific environment of the organization may be subject to forecast income forecasts. - It is the general prediction of future income, it involves the sales projection generated from historical data, adjusted with the trends found in the analysis of the environment such as changes in social factors,economic, legal, political, etc. Technological forecasts.- seeks to anticipate changes in technology and the time frame in which new technologies can become economic realities.Quantitative forecasts.- apply a set of mathematical rules to a series of data Previous to predict future data. Qualitative forecasts. - Use the judgment and opinions of connoisseurs.

They are generally used when accurate data is limited or difficult to come by. (GROUP, 2012)

PLANNING TOOLS

SWOT Analysis

SWOT Analysis is an acrostic that indicates the strengths, opportunities, weaknesses and external threats that can influence the achievement of our objectives.

Strengths: these are the special capabilities that the company has, and that allow it to have a position compared to other companies. They are the resources that are controlled, capacities and abilities that are possessed, etc.

Opportunities: are those factors that are positive and favorable, which must be discovered in the environment in which the company operates, and which allow obtaining competitive advantages.

Weaknesses: these are factors that cause an unfavorable position against the competition, skills that are not possessed, resources that are lacking, etc.

Threats: these are situations that come from the environment and can even threaten the permanence of the organization.

It is a tool that allows a diagnosis to be made of the current situation of the object of study that allows decisions to be made in accordance with policies and objectives. (SWOT, 2016)

Probability theory

Probability theory is concerned with assigning a certain number to each possible outcome that may occur in a random experiment, in order to quantify those outcomes and find out their most likely event. It is the use of statistics to analyze previous predictable patterns and reduce risk in future plans, which can be applied within the organization of companies. (VITUTOR, 2014)

Benchmarking

Tool to find the best characteristics, processes, and services of the product that is possible, in order to use them as a parameter to improve the products, processes and services of the company itself. Typically the company is compared against the industry leader to add value to the comparison.

Flowchart

It is a tool that graphically represents a process, offers a visual description of activities involved in a process showing the sequence and facilitating the understanding of each activity with the others.

Each step in the process is represented by a symbol. The graphical process flow symbols are linked together with arrows to indicate the direction of the process flow.

Flow Chart Benefits

• It facilitates the study and application of actions that refer to time and costs. Obtaining a transparent vision of the process. It facilitates the identification of clients. It provides a more effective method of communication, by introducing a common language. It constitutes an excellent reference to establish mechanisms of control and measurement of the processes, as well as of the concrete objectives for the different operations carried out. It allows defining the limits of a process.

Flow chart symbols

Gantt diagram

The Gantt chart is a horizontal bar graph that shows the duration that we dedicate to each of the tasks in a specific project, being especially useful to show the relationship that exists between the time dedicated to a task and the workload that it supposes. These diagrams are used to organize goals over time. The charts are designed to show the benchmarks that must be met to achieve the overall objective in a specific period. In addition to providing a visualization the tasks that are required Gantt charts are used to show where the responsibility of reaching the various benchmarks lies.

Benefits

Creating a complete Gantt chart provides a significant return on investment for business owners. This is because by fully planning and establishing responsibilities, all parties involved know precisely what is expected of them and when they are required to meet those expectations. (VALLEJO, 2012)

Ma nu a l e s

Manuals are documents that allow coordination and communication and allow to record and document in an orderly and systemic way the information of an organization.

There are various types of manuals, among which the most common are:

• Operations manual. Departmental manuals. Quality manuals. Organization manuals.

Linear programming

It is a problem solving approach developed to help make decisions. It is a mathematical model that solves an indeterminate problem, formulated through linear equations, optimizing a linear function called objective function.

Many applications can be found in today's business environment. The objective function defines the quantity to be maximized or minimized in a linear programming model. Constraints limit or reduce the degree to which the target can be pursued.

Variables are the controllable inputs to the problem.

To solve a linear programming problem it is recommended to follow certain steps, which are:

1. Understand the underlying problem Describe the objective Describe each constraint Define the decision variables Write the objective based on the decision variables Write the constraints based on the decision variables

Waiting lines

It is a technique in inferential statistics and knows the time spent in waiting lines as well as the service time and compares the cost of a queue waiting to receive attention against the cost of attending that queue. In each situation what is intended is to minimize costs such as banks, supermarkets, car washes, etc.

Simulation

Process simulation is one of the tools that is used to represent one process by means of another that makes it much simpler and understandable and that by means of computer software allows the construction of a model of a system based on one of the real life. This simulation is in some cases almost essential, it is used at the design stage to assist in the achievement or improvement of a process or design or to an existing system to explore some modifications. (CORDOBA, 2014)

Fish Tank Method

In this technique, the group that must make the decision sits in a circle and a chair is placed in the center of it. When someone sits in the center, only that person can speak. She can present her views without opposition and propose solutions to the given problem.

With the chair placed in the center, three techniques can be used:

1- The person sitting in the tank should have specialized knowledge in the area of ​​discussion; express their views and explain how to handle the problem.

Group members can ask who is in the center, but cannot speak to any other member. Once this person's point of view is fully understood, she leaves the site and a second expert is called to follow the same procedure. This system results in each member, individually, supporting a given course of action. Theoretically this happens because the member is acting according to the same database.

2- As in the first technique, a group meets to make a decision. A single leader sits in the center chair and explains the rules of the problem, he can even propose a solution. Then the leader stands up and joins the group.

The second person who goes to the fish tank offers a new solution, modifies the previous decision or recommends that the previous solution be accepted. Frustration can sometimes occur when two group members want to speak directly to each other, which is against the rules. Occasionally, group members suggest that the center position be assigned to someone else.

The exercise ends when someone sits in the center, to recommend adopting the suggestion of the speaker and a majority of members raise their hands in favor of this recommendation. Because it is not so easy to have a majority that agrees.

3- Many times a large group is counterproductive to make decisions. With this third technique, various factions point to one of them to represent their points of view. The fish tank consists of a small group of representatives from the larger group, who sit in a circle and exchange opinions as the whole group watches them. Members of the larger group can only be included in the decision-making process and obtaining information through their representative

Nominal Group Technique (TGN)

It is a creative technique used to facilitate the generation of ideas and the analysis of problems. This analysis is carried out in a highly structured way, allowing a good number of conclusions to be reached on the issues raised at the end of the meeting. It makes it possible to reach a quick consensus regarding issues, problems, solutions or projects, making it possible to generate and prioritize a large number of elements. This technique is developed in 6 stages:

1. Define the task Generate ideas Register ideas Clarify ideas Make selection Determine priority

Brainstorming

Also called Brainstorming or in its English translation Brainstorming, it is probably the oldest and best-known technique. Its main objectives are: to lead us to break the habitual limitations of thought and produce a set of ideas from which to choose. It is useful to attack specific problems. Alex Osborn recommended a group with 12 members, currently it is approved that the ideal number is 4 to 7 people, with groups between 2 and 10 members being practical. The rules are: (MARTINEZ, 2015)

• Suspend judgments Think freely Quantity matters The multiplier effect Practical aspects: Choosing a secretary A moderator Relaxed and joyful atmosphere Limited session Making copies Adding and evaluating.

Environment recognition

The managers of small and large organizations perform an environmental survey, which is the review of large volumes of information to anticipate and interpret changes in the environment.

Environment recognition consists of both external and internal factors. The environment is also called the Environment, these must be scanned to determine the development and forecasts of the factors that will influence the success of the organization through the established plans; scanning is used not only to measure the forces that will influence but to establish the current situation of the organization. There are tools that are generally used in the environment.

Tools for external analysis

External analysis, as its name implies, refers to the entire environment outside the institution to which it is being analyzed, for which there are techniques and tools for data collection and evaluation.

Competitive intelligence

It is an activity in which organizations gather information about the competition and answer various questions.

1. Who are they? What do they do? What effect will it have on us?

It is defined as a legal and ethical program to collect, analyze and distribute external information that may affect the company's plans, its decisions, operations and performance. The information refers to all the actors that may affect the performance of the company, such as:

• Suppliers Competitors Clients Substitute products Incoming potentials Regulatory trends Market trends.

Industry concentration analysis

Its objective is to identify the existence of many or few competitors in the industry, and the tendency to decrease or increase. There are 3 types of industries,

• The fragmented ones, dozens of similar participations but none is dominant Concentrates, reduction of participants for structural reasons. Concentrates, reduced number of competitors, participates with more than 75% of the market.

It quantitatively assesses the level of competition in a given market, consists of obtaining some measure that indicates the degree of industrial concentration that exists in said market and its deviation from the situation of perfect competition. Industrial concentration refers to the distribution in the size of the companies that operate in a given market, which is fundamentally defined by their market share or by their size according to different parameters.

Internal analysis tools

It is the analysis internal to the organizational entity, and it helps us define its capabilities, and the willingness to carry out the desired plan, it is necessary to collect information about the following items.

Accounting and Finance

• Liquidity Profitability Financing Working capital Assets Liabilities Equity Cash flow Capital Investments Financial ratios

Production

• Plant layout Research and development Technology Acquisition of supplies Stock control Subcontracting Production efficiency

Human resource

• Recruitment Training Remuneration Incentives Labor Relations Motivation Performance Measurement

Maturity analysis

The objective of this analysis is to identify the stage of the life cycle of the industry as shown in illustration 1, to define the type of administration required; determine business expectations such as: growth potential, required investments, cost of increasing market share, flow behavior.

The life cycle duration is different for each industry, the duration of each stage of the cycle is different, the curve can be broken in two ways by: revitalization (generally by innovation) and sudden death (generally caused by substitution).

Porter's 5 Forces Analysis

According to Michael Porter, it is a holistic model, to analyze any industry in terms of profitability, rivalry with competitors is given by four elements or forces that combined create a fifth force: rivalry between competitors, as shown in Figure 2. Each industry has different fundamental analyzes, but the 5 forces help determine which elements impact profitability in each industry, what are the trends and rules of the game in the industry, and what are the access restrictions.

Porter's Five Forces

Utilización de Recursos

Consiste en calcular los recursos disponibles de una compañía y determinar la posible y deseable utilización de los mismos. Cuanto mayor sea la capacidad usada, menor será el costo por unidad de producto.

Negociación

En empresas grandes y descentralizadas, los objetivos divisionales se fijan a menudo como resultado de una negociación entre la alta dirección y los gerentes divisionales. En cuanto se llega a un arreglo sobre los objetivos, se preparan los planes para lograrlos.

Administración por objetivos

Es una técnica participativa de la planeación y evaluación, a través de la cual superiores y subordinados, conjuntamente, definen aspectos prioritarios. Establecen objetivos (resultados) a ser alcanzados en un determinado periodo de tiempo y en términos cuantitativos, dimensionando las respectivas contribuciones (metas). Hacen seguimientos sistemáticamente del desempeño (control) procedimientos a las correcciones necesarias. Es un método práctico a través del cual se construye la efectividad de una organización, dentro de un grupo de metas posibles de alcanzar, con objetivos bien definidos y estructurados, los cuales son evaluados por los miembros administrativos, gerentes y supervisores de cada unidad operativa de dicha organización.

Pronósticos

El reconocimiento del entorno establece las bases para los pronósticos, que son predicciones de los resultados. Prácticamente todo los elementos del entorno pueden pronosticarse. Los métodos de pronósticos utilizados para predecir la naturaleza incierta de las tendencias en los negocios, en un esfuerzo por ayudar a los administradores a tomar decisiones y a mejorar sus planes

Las técnicas de pronósticos pertenecen a dos categorías cuantitativas y cualitativas. En los pronósticos cuantitativos se aplica reglas matemáticas a conjunto de datos para predecir resultados. Se prefieren estas técnicas cuando los gerentes tienen suficientes datos concretos. Por el contrario, los pronósticos cualitativos se basan en el buen juicio y las opiniones de conocedores o es difícil conseguirlos

Análisis de series temporales

Las series temporales se usan para estudiar la relación causal entre diversas variables que cambian con el tiempo y se influyen entre sí. Desde el punto de vista probabilístico una serie temporal es una sucesión de variables aleatorias indexadas según parámetro creciente con el tiempo. Cuando la esperanza matemática de dichas variables aleatorias no es constante, ni varía de manera cíclica, se dice que la serie no es estacionaria y presenta una tendencia secular. Establece una ecuación para una tendencia y la proyecta al futuro.

Modelos de regresión

Cuando todas las variables independientes poseen naturaleza cuantitativa, os modelos lineales de base con modelos de regresión. Con su formulación se intenta construir una ecuación matemática que permita describir y analizar la relación funcional existente entre una o más variable independientes y un variable dependiente. Se persigue como objetivo la predicción de la conducta del criterio a partir del conocimiento derivado del predictor o de la variable independiente y postula un conjunto de nuevas puntuaciones, denominada pronósticos. Pronostica una variable a partir de los que se sabe o supone de otras. (GARCIA, 1990)

Modelos econométricos

Simula con ecuaciones de regresión segmentos de la economía. Es un modelo económico que incluye las especificaciones necesarias para su aplicación empírica. En razón de la finalidad para la que se elabora, los modelos econométricos pueden clasificarse en

• Explicativos,trata de captar cuantitativamente el mecanismo de funcionamiento económico, lo que supondrá la estimación de parámetros a partir de una muestra dada.Predictivos, será la obtención de pronósticos acerca de la evolución futura de determinadas variables económicasModelos de decisión, se hará necesaria la incorporación al mismo de variables sobre las que el decisor pudiese ejercer una influencia directa, denominadas variables instrumentales.

Indicadores económicos

Pronostica con uno o más indicadores el estado futuro de la economía. El entender, relacionar e interpretar los indicadores económicos ayudá a todos los empresarios y ciudadanos en general a pronosticar el futuro económico y anticiparse a los cambios, como lo son: el productos Interno Bruto (PIB), la inflación, devaluación, la tasa de interés y el riesgo país que es un indicador sobre las posibilidades de un país emergente de no cumplir en los términos acordados con el pago de su deuda externa, ya sea al capital o a sus intereses.

Ejemplo: pronosticar con cambios en el PIB el ingreso discrecional

Efecto de sustitución

Predice mediante una fórmula matemática cómo, cuándo y en qué circunstancias un nuevo producto o tecnología sustituirá al actual. También puede estar relacionado con el precio. Es el efecto de un cambio en precio sobre la cantidad comprada cuando el consumidor permanece indiferente entre la situación original y la nueva.

Jurado de Opinión

En éste método se consideran las opiniones de un pequeño grupo de directivos, a menudo en combinación con modelos estadísticos, y se logra como resultado una estimación grupal de la demanda. Los pronósticos están generados por un grupo de ejecutivos corporativos, quienes pueden estar sentados alrededor de una mesa discutiendo la materia en particular a ser pronosticada. El principal inconveniente de éste enfoque es que un miembro del panel con una personalidad fuerte pero no necesariamente con mayor conocimiento y juicio puede ejercer una influencia desproporcionada.

Ejemplo: Reunir a los gerentes de recursos humanos de la compañía para pronosticar las necesidades de reclutamiento de universitarios el año entrante.

Método Delphi

El método Delphi se engloba dentro de los métodos de prospectiva, que estudian el futuro, en lo que se refiere a la evolución de los factores del entorno tecno-socio- económico y sus interacciones. Dentro de los métodos de pronóstico, habitualmente se clasifica al método Delphi dentro de los métodos cualitativos o subjetivos.

Es un proceso iterativo de un grupo que permite realizar pronósticos a los expertos, quienes podrían estar ubicados en diferentes lugares. Hay tres tipos diferentes de participación en el proceso Delphi; quienes toman las decisiones, el personal y quienes responden. El grupo que toma las decisiones generalmente consta de 5 a 10 expertos que llevarán a cabo el pronóstico. El personal ayuda a quienes toman decisiones mediante la preparación, distribución, recolección y resumen de una serie de cuestiones y resultados de encuestas. Quienes responden son un grupo de personas cuyo juicio se valora y se solicita. Este grupo proporciona aportaciones a quienes toman las decisiones antes que se lleve a cabo el pronóstico.

Composición de la Fuerza de ventas

Cada vendedor estima cuáles serán las ventas en su región. Tras revisar las estimaciones para asegurar que sean realista, se combinan a nivel distrito y nacional para llegar a un propósito global.

Evaluación de clientes

Solicita a los clientes o posibles clientes sobre sus planes de compra futuros. Ayuda no sólo a preparar el pronóstico, sino también a mejorar el diseño del producto y la planeación de nuevos productos. En ocasiones, tanto la encuesta en el mercado de consumo como la composición de la fuerza de ventas son técnicas que adolecen de un optimismo exagerado que surge de la información de los clientes.

Formulación de estrategias

Las estrategias son el conjunto de acciones sistemáticas en el tiempo que se llevan a cabo para lograr un determinado fin u objetivo, y respondemos a la pregunta cómo vamos hacer las cosas para conseguir o llegar a la proyección deseada o preestablecida como un objetivo o meta. Existen herramientas que ayudan a encontrar o crear los medios o estrategias necesarias para el objeto a planear

Sinéctica

La Sinéctica es presentada como una teoría y un método. Como teoría tiene un sentido operacional, ya que procura estudiar el proceso creativo y descubrir los mecanismos psicológicos básicos de la actividad creadora con el objeto de aumentar las probabilidades de éxito en el planteo y solución de problemas. En tanto que como método constituye un enfoque estructurado cuyo fin es brindar un procedimiento repetible, capaz de aumentar las posibilidades de arribar a soluciones creativas para los problemas.

Los principios que constituyen el verdadero corazón de la Sinéctica: Volver conocido lo extraño y Volver extraño lo conocido. En el primero de los principios la sinéctica realiza un esfuerzo consciente y racional para analizar un problema dado en sus múltiples facetas y relaciones, y es por esta vía del conocimiento racional que vuelve el problema dado en problema conocido. Por otro lado, para el segundo de los principios, la sinéctica consiste esencialmente en proporcionar los mecanismos que permitan volver extraño lo conocido. Para ello se proponen tres tipos generales de mecanismos de juego, que conducen finalmente a cuatro analogías de carácter metafórico

Juegos: Juegos con palabras, significados y definiciones; juego de alterar una ley o un concepto científico; Juego de metáforas.

Analogías: Personal (unión imaginaria entre la persona y el objeto), Directa (describe la comparación verdadera entre hechos, conocimientos, tecnologías, objetos u organismos), Simbólica (formular enunciados muy comprimidos y con sentido poético a partir de un problema dado), y fantástica (se deja de lado toda forma de pensamiento lógico y racional).

Decisión por consenso

La decisión por consenso es un proceso de decisión que busca no solamente el acuerdo de la mayoría de los participantes, sino también persigue el objetivo de resolver o atenuar las objeciones de la minoría para alcanzar la decisión más satisfactoria. A la vez consenso significa: un acuerdo general y un proceso para alcanzar dicho acuerdo. La toma de decisión por consenso trata fundamentalmente del proceso.

Presupuesto

Un presupuesto es un plan numérico para distribuir recursos a actividades específicas. Los gerentes preparan presupuestos de ingresos, egresos y gastos de capital, como compra de equipo; pero no es inusitado que los presupuestos sirvan para mejorar el tiempo, el espacio y el uso de los recursos materiales. En estos presupuestos las cifras son monetarias. Los presupuestos son una técnica de planeación que aplican los gerentes, cualquiera que sea su nivel. Es una actividad gerencial importante porque impone en la organización estructura y disciplina financieras.

Tipos de presupuestos

• Presupuesto para gastos de capital. Especifica la cantidad de dinero que se planea gastar en artículos específicos de uso a largo plazo, cuya obtención requiere cuantiosos montos de dinero. Dichos artículos incluirían, por ejemplo, maquinaria, terrenos o edificios.Presupuesto para gastos. Es otro de los presupuestos comunes, En genera comprende todas las actividades primarias en las cuales la unidad u organización planea gastar dinero, así como la cantidad que se asignó a cada rubro para el próximo año. De hecho casi todas las organizaciones con fines de lucro, y sin ellos, de tamaño mediano a grande, manejan presupuestos de gastos con propósitos tanto de planeación como de control.Presupuesto propuesto. La mayoría de las organizaciones manejan un proceso de presupuestación en dos fases. La primera consiste en que los administradores piensen en el futuro y planeen sus necesidades. Para que luego elaboren un presupuesto donde se especifican cuestiones como lo sería los gastos de capital esperados o los gastos. Éste es el presupuesto propuesto y ofrece un plan financiero de cuánto dinero se va a necesitar, el cual se somete a revisión de un superior o de un comité de revisión.Presupuesto autorizado. Este presupuesto especifica cuánto dinero está aprobado para que el administrador gaste y en qué.

Existen dos métodos principales para el proceso de presupuestación y ambos se aplican casi al margen del tipo de presupuesto que se trate.

Método de presupuesto

Con este método los administradores utilizan el presupuesto aprobado del año anterior con base para argumentar las razones por las cuales el presupuesto siguiente debería ser mayor o menor. Esto puede incluir incrementos o disminuciones particulares. El presupuesto incremental es eficiente porque evita a los administradores inviertan cada año un tiempo significativo en justificar la asignación de dinero a una misma clase de compras. Sin embargo, la principal consecuencia negativa que traería consigo es que se derive un impulso presupuestar, es decir, los rubros que recibieron dinero antes podrían tener asignaciones futuras simplemente porque ya en el pasado se les asignó tal recurso.

Método presupuestal base cero

Supone que toda asignación de fondos deben justificarse cada año a partir de cero, en otras palabras, el hecho de que a su departamento se le hubiere asignado cierta cantidad el año pasado para la compra de equipo de cómputo, en sí no es justificación suficiente para que éste año su departamento reciba dinero para computadoras. Éste exige comenzar sobra la base de cero fondos y luego dar justificación de los recursos que se están requiriendo para cada actividad.

Herramienta de presupuesto análogo

La herramienta de presupuesto análogo utiliza los costos reales de un proyecto previo para estimar el presupuesto para un proyecto en curso. Este método puede ser utilizado para múltiples proyectos, siempre y cuando sean de naturaleza similar. Empresas con proyectos repetidos que tienen las mismas metas y objetivos por lo general pueden utilizar la herramienta de presupuesto análogo con éxito decente. El presupuesto análogo es también menos costoso que otras herramientas o métodos presupuestarios. Lamentablemente, las compañías con diversos proyectos pueden encontrar el método análogo como de menor precisión y poca fiabilidad para estimar costos.

Método descendente

El método descendente observa el presupuesto total del proyecto y estima los costos para cada proceso en el proyecto. Este método se centra en cada actividad necesaria para completar el proyecto o el número de salidas del proyecto al estimar los costos. Las empresas pueden utilizar una cantidad fija en pesos para el presupuesto del proyecto y destinar una parte de esta cantidad a cada proceso en el presupuesto. Los gerentes pueden decidir reducir las actividades si el presupuesto no puede cubrir el costo de todas las actividades del proyecto.

Estimación paramétrica

La estimación paramétrica de presupuestos usa cálculos matemáticos estandarizados para determinar los costos de un presupuesto de proyecto. Esta herramienta de presupuesto puede basarse en las informaciones de contabilidad de costos, tales como las herramientas de costos de procesos o los métodos de distribución de costos que se atribuyen los costos empresariales de bienes y servicios. Esta información es utilizada en el presupuesto paramétrico tomando la información de costos específicos y multiplicándolo por el número de procesos o actividades utilizados para completar los proyectos. Esta información de contabilidad de costos también puede ser personalizada o re-calculada para el presupuesto del proyecto específico entre manos.

Estudio de Factibilidad

Es el análisis amplio de los resultados financieros, económicos y sociales de una inversión. El estudio de factibilidad en un proyecto consiste en descubrir cuáles son los objetivos de la organización, luego si el proyecto es útil para que la empresa logre sus objetivos. Se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos señalados, la factibilidad se apoya en 3 aspectos básicos:

• Operativo: Operación garantizada, uso garantizadoTécnico: Mejora del sistema actual; disponibilidad de tecnología que satisfaga necesidades.Económico: Tiempo del analista, costo de estudio, costo del tiempo del personal, costo del tiempo, costo del desarrollo/adquisición. (angelfire.com)

Un estudio de factibilidad debe representar gráficamente los gastos y los beneficios que acarreará la puesta en marcha del sistema, para tal efecto se hace uso de la cuerva costo-beneficio.

Programación o plan de acción

Se detallan las actividades que hay que hacerse, el orden en que deben realizarse, quién hace cada cosa y cuándo debe ser terminada, a esto se le llama programación. Es el momento en que se determinan y se asignan las tareas, se definen los plazos de tiempo y se calcula el uso de los recursos. Un plan de acción es una presentación resumida de las tareas que deben realizarse por ciertas personas, en un plazo de tiempo específicos, utilizando un monto de recursos asignados con el fin de lograr un objetivo dado. El plan de acción es un espacio para discutir qué, cómo, cuándo y con quien se realizaran las acciones. Utiliza herramientas para responder a las siguientes preguntas o plasmar la programación para su transmisión a los involucrados en las actividades del plan de acción.

Investigación de operaciones

Hace uso de modelos matemáticos y algoritmos con el objetivo de ser usado como apoyo a la toma de decisiones. Se busca que las soluciones obtenidas sean significativamente más eficientes (en tiempo, recursos, beneficios, costos, etc.) en comparación a aquellas decisiones tomadas en forma intuitiva o sin el apoyo de una herramienta para la toma de decisiones. (operaciones.net)

Los modelos de Investigación de Operaciones son frecuentemente usados para abordar una gran variedad de problemas de naturaleza real en ingeniería y ciencias sociales, lo que ha permitido a empresas y organizaciones importantes beneficios y ahorros asociados a su utilización. se aplica a problemas que se refieren a la conducción y coordinación de operaciones (o actividades) dentro de una organización. La naturaleza de la organización es esencialmente inmaterial y, de hecho, la investigación de operaciones se ha aplicado de manera extensa en áreas tan diversas como la manufactura, el transporte, la constitución, las telecomunicaciones, la planeación financiera, el cuidado de la salud, la milicia y los servicios públicos, por nombrar sólo unas cuantas.

Planeación de Redes CPM y PERT

La planeación de red es una técnica útil en la planeación, la programación y el control de proyecto que constan de muchas actividades. Dos técnicas de planeación de red, la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) y el método de la ruta crítica (CPM), hacen uso de un diagrama de red para mostrar el flujo secuencial y las interrelaciones de las actividades.

PERT. Consiste en formar una gráfica horizontal de izquierda a derecha, construida con flechas que se suceden unas a otras o se sitúan en paralelo, y que se unen entre sí con un círculo llamado evento, al que llegan flechas por su lado izquierdo y salen por su derecha. Tiene un único evento de inicio y de fin, las flechas representan a las actividades o variables del modelo, es necesario recurrir a diagramar actividades ficticias con flechas con línea discontinua. Se pretende calcular la duración total del tiempo de proyecto.

Características

• Probabilístico.Considera que la variable de tiempo es una variable desconocida de la cual solo se tienen datos estimativos.El tiempo esperado de finalización de un proyecto es la suma de todos los tiempos esperados de las actividades sobre la ruta crítica.Suponiendo que las distribuciones de los tiempos de las actividades son independientes, (una suposición fuertemente cuestionable), la varianza del proyecto es la suma de las varianzas de las actividades en la ruta crítica.Considera tres estimativos de tiempos: el más probable, tiempo optimista, tiempo pesimista.

CPM. La ruta crítica, compuesta por el conjunto de actividades que no tienen holgura de atraso, es la clave para el control y sus cálculos de tiempo y costo total.

Características

• Determinístico. Ya que considera que los tiempos de las actividades se conocen y se pueden variar cambiando el nivel de recursos utilizados.A medida que el proyecto avanza, estos estimados se utilizan para controlar y monitorear el progreso. Si ocurre algún retardo en el proyecto, se hacen esfuerzos por lograr que el proyecto quede de nuevo en programa cambiando la asignación de recursos.Considera que las actividades son continuas e interdependientes, siguen un orden cronológico y ofrece parámetros del momento oportuno del inicio de la actividad.Considera tiempos normales y acelerados de una determinada actividad, según la cantidad de recursos aplicados en la misma.

Círculo

Los círculos de calidad son pequeños grupos de personas que se reúnen voluntariamente y en forma periódica, para detectar, analizar y buscar soluciones a los problemas que se suscitan en su área de trabajo. Los equipos de mejora son equipos de profesionales afectados por un mismo problema y que buscan mejorar o solventar esa situación. Se forman de forma voluntaria para trabajar juntos durante un período de tiempo determinado. Ambos tipos de grupos de trabajo comparten una misma metodología, ambos tienen objetivos concretos, definidos, conocidos y compartidos.

La idea básica de ambos, consiste en crear conciencia de calidad y productividad en todos y cada uno de los miembros de una organización, a través del trabajo en equipo y el intercambio de experiencias y conocimientos, así como el apoyo recíproco. Todo ellos para el estudio y resolución de problemas que afectan el adecuado desempeño y calidad de un área de trabajo proponiendo ideas y alternativas con un enfoque de mejora continua.

Las 7 herramientas de Ishikawa

Sul objetivo es comprender analizar la importancia de los indicadores de Productividad y Gestión que se convierten en los signos vitales de la organización y su continuo monitoreo que permite establecer las condiciones e identificar los diversos síntomas que se derivan del desarrollo normal de las actividades. Son los indicadores necesarios que nos garanticen contar con la información constante, real y precisa sobre aspectos tales como: efectividad, eficiencia, productividad, calidad, la ejecución presupuestal, la incidencia de la gestión, etc.

1. Gráfica de Pareto Clasificación de problemas, identificación y resoluciónDiagrama Causa-efecto o Diagrama de Ishikawa. Busca el factor principal de los problemas a analizar)La estratificación. Hallar el origen del problema estudiando por separado cada componenteLa hora de verificaciónEl Histograma. Visión gráfica de las variablesEl diagrama de dispersión. Definición de relacionesGráficos de control. Implica la frecuencia utilizada en el proceso, así como las variables y los defectos que atribuyen.

Administración de proyectos

Trabaja con proyectos organizacionales de distintas clases, de fabricantes. Un proyecto es un conjunto de actividades únicas con un inicio y un final definido. El tamaño y el alcance de los proyectos varía, del túnel de tránsito subterráneo de Boston a una fiesta de graduación. La administración de proyectos es la tarea de hacer las actividades respectivas a tiempo, dentro del presupuesto y de acuerdo con las especificaciones

El proceso. En un proyecto ordinario el trabajo está a cargo de un equipo compuesto por miembros asignados en sus respectivas áreas de trabajo y que rinden cuentas al gerente de tal proyecto. Este gerente coordina con otros departamentos las actividades del proyecto. Cuando el equipo cumple sus metas, se separan y los miembros pasan a otros proyectos o vuelven a sus áreas de trabajo permanente.

• El proceso comienza con una definición clara de las metas del proyectoIdentificar las actividades del proyecto y los cursos para realizarlasProgramación de Actividades (diagramas de flujo, Gráficas de Gantt o de cargas y redes PERT).Estimaciones de tiempo de cada actividad y preparación del calendario.Se compara el calendario con las metas

Pueden realizarse éste desarrollo en línea por medio de OnProject.com que se define como un espacio en internet en el que los usuarios comparten y manejan información relacionado con proyectos. Es posible hacer participar en el proyecto a proveedores y clientes.

Planeación de escenarios

Un escenario es un cuadro coherente de lo que puede ocurrir en el futuro. La elaboración de escenarios se llama también planeación para casos de contingencias, es decir, si esto pasa, entonces aquellas serán las acciones que emprenderemos. La intención de elaborar escenarios no es pronosticar el futuro, sino reducir la incertidumbre representando situaciones potenciales en diferentes condiciones específicas. El mero acto de concebir escenario hace a que los ejecutivos reflexionen y aclaren la esencia del ambiente de la empresa en formas tales que sin duda alguna nunca habían hecho antes. (REYES, 2013)

CONCLUSIÓN

La planeación puede parecer una etapa engorrosa, sin embargo, detrás de un gran plan exitoso existe una buena planificación.

También debe tomarse en cuenta que, para la creación de un buen plan de trabajo en las organizaciones, la planeación y la implementación no es tarea de una sola persona, por lo tanto, se debe considerar los diversos puntos de vista y trabajar en equipo.

AGRADECIMIENTOS

Agradecida con Dios por todas sus bendiciones, igualmente por la oportunidad de trabajar en el proceso de mejorarme a misma.

A mi “alma mater” el Instituto Tecnológico de Orizaba por su esmero en la formación de profesionistas de calidad, a mi Profesor M.A.E Fernando Aguirre y Hernández por su dedicación, esmero y compromiso al compartir sus conocimientos.

¡A Dios por la vida y por la ciencia!

PROPUESTA DE TESIS

IMPLEMENTACIÓN DE CÍRCULOS DE CALIDAD EN EMPRESA PEPSI ORIZABA

Objetivo: Diseño de la estructura de trabajo para la implantación de círculos de calidad en planta Pepsi, Orizaba

BIBLIOGRAFIA

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