The job interview is the personnel selection tool par excellence and allows both parties to know different aspects of interest. The job interview can also be used in other situations, for example: publicizing the results of the performance evaluation, measuring satisfaction, communicating the termination of the employee, etc.
The interview is a sustained dialogue, between two or more people, with a defined purpose, and not for the mere fact of talking. It assumes a mutual correspondence between the parties, and consists of words, gestures, postures, and other communicational connectors.
Selection interview. General guidelines
It is a reality, the shortage of suitable candidates that can be found in the labor market. This is a good reason to point out how important it is to be a good interviewer.
In it, the great task of detecting those valuable individuals that the organization needs is centered. Formal preparation, experience, skill, even a dose of intuition, is often very helpful. The most skilled tend to fall into the temptation to be guided only by feeling. In no case is it sufficient. The real objective of the search is undermined, which is to find the right person in all aspects.
The real challenge is presented to us, when in the face of appearances, we must know how to separate the important elements from those others that only show a passing brilliance. In short, the observer's mission is to see beyond.
A good selection thrives on a good candidate and a good interviewer:
There are some vices that are frequently incurred. For example: lack of technical preparation; use only intuition to evaluate; use only technique; It is recommended to do a combined application of both tools; the incorrect elaboration of the profile that is sought, therefore a wrong referent, misleads the orientation that must be followed to achieve the objective; select in the first instance, this is generally insufficient; references are not requested; accept applicants who do not fit the need for the position, due to excess or lack of requirements, etc.
The success of the interview requires time, dedication, preparation.
Another guideline that we must respect is the asymmetric relationship between interviewer and interviewee. That is, to seek a healthy balance between creating a pleasant and cordial atmosphere and knowing how to preserve the place of drivers of the situation. Which does not mean authoritarianism.
A typical attitude taken by non-professionals and / or future bosses of the candidate is one of rivalry, and they make the mistake of taking this personally. They tend to think:… «I want to know if you are as good as you say»…
How to ask questions correctly?
The way we do it directly affects the answers we get. Therefore some recommendations are valuable.
- Be open to listening Do not lead the answer Ask one question at a time Be clear, and use accessible language Maintain a neutral posture.
Kind of questions
- Closed: they can be answered with monosyllables "yes or no". Survey: simple and short: why? What was the cause? What happened next? Hypothetical: the interviewee is presented with an imaginary situation to solve it. They are not recommended, because the individual in reality can react differently than expected. Bad intentions: they force the interviewee to adopt between two undesirable alternatives. They are not useful, nor advisable. Provocative: they evaluate the applicant's reaction capacity, they are formulated suddenly incorporating the surprise factor. Suggestive: what is expected of the other is clearly manifested, for example:… you will finish your degree this year… right ? Open: allow the interviewee to expand freely. This can derail the course of the interview,therefore the interviewer must demonstrate his ability to return to the desired course of the talk.
How to face the interviewee according to his characteristics?
The troublesome
This is the case of the individual who refuses to give information about his background. For example, lawyers are difficult to interview, they are not used to looking for work, it is advisable to emphasize that these data are very important to consider if he is the right person. Compare the situation with the visit to the doctor (how do you diagnose if you don't know what is happening to you?)
The nervous
If the applicant is anxious and restless, prolong the beginning of the interview, and ask about his university studies, or his social life. These topics are useful to relax the other. Having overcome the discomfort of the moment, begin the interview itself.
The one who talks too much
It is difficult to control, tends to be verbose, and expands on what has not been asked. Acquaintances are the worst, remember which interviewer is the one who leads. If you consider that the interview has come to an end and you cannot conclude it verbally, use gestures, for example: offer your hand in a farewell tone, arrange things on the desk, give him a card and let him know that you will be notified of the result.
The aggressive
It is very common for a person really desperate or distressed by the urge to work to come to the interview. If you find that you will not be able to handle the excitement of the individual, suggest that you stop the appointment for when you feel better. In general, the aggressive person attacks you as a person, but rather the figure of the interviewer.
The emotional
This is a really uncomfortable situation for both of us. Do not catch this condition, keep your balance, and propose a waiting time, or postpone the appointment for later. You must assure the applicant that you will receive it again.
The dominant
Don't be inhibited by the overpowering personality of this type of person. Deep down they are very insecure, and this dominating stance masks their weakness.
How to create the weather
Starting an interview well is an art and it will help us in the rest of the interview.
Loosening the tension, creating a cordial atmosphere will be necessary to achieve the best result of an interview, this is achieved when the interviewer gets to know the candidate and to achieve this the first step is to reassure the interviewee. To do this, you have to greet the interviewee with a smile looking him or her in the eyes, introduce yourself with a firm but gentle handshake.
Before getting into the subject, it is advisable to “break the ice” by appealing to kindness with questions such as, was it difficult for you to get here?
Many interviewers believe that it is best to start by providing the candidate with all the information about the position and the company before you start questioning him. They do this for three reasons:
- If the interviewer gives this information up front, they are less likely to forget something. If you wait until the end of the interview to talk about these things, you may not have time When the interviewer speaks more than the interviewee at the beginning of the interview. The candidate feels more confident during the interview, but providing all the information before questioning him has its drawbacks because it is possible that if we describe the ideal we are looking for to the interviewee, we will condition our interlocutor and he will describe what we hope to hear. Remember that the interviewer should not be a new friend of the interviewee, but only a cordial person who must make the interviewee feel good so that they can tell you everything the interviewer needs to know to make a good decision.
Stages of the job interview
1. Heating
It is the initial stage of the interview, a meeting that requires preparation, adaptation, attunement, elimination of anxieties that can hinder the task. For this reason the heating conditions the character of the interview. It is important to explain what is expected of the other.
Faced with clarity, it allows you to enter the task without load, generating an active work climate.
It is not convenient for the interviewer to provide "input" a lot of information about the characteristics, culture and values of the organization, because in this way he is guiding the responses of the other.
The initial stage includes the setting and the reason for the interview, it is the first contact. Then the information of the position to be filled and the company are included at the end.
El entrevistador debe mantener el clima, guiando la entrevista e introduciendo estímulos si lo considera necesario, una vez que ha dado la oportunidad de expresión y orientación libres, tan sólo condicionado por el enunciado inicial de los temas o por el motivo de la entrevista.
2. Desarrollo de la entrevista
La etapa central se caracteriza por una influencia significativa de información por parte del postulante, que desempeña un rol activo y protagónico. El entrevistador pasa a un segundo plano.
En esta etapa el evaluador podrá ubicarse en su papel de observador participante centrado más que en el contenido, en el proceso a través del cual el postulante se muestra: cómo presenta temas, cómo resuelve los obstáculos que surgen.
Es importante que el entrevistador cuente con elementos de apoyo que ayuden a manera de disparadores, a fin de explorar las áreas que a priori se ha propuesto considerar (repertorio de preguntas o intervenciones abiertas, poco sugerentes, poco condicionantes, etc.)
El entrevistador debe atender, registra y pensar simultáneamente, investigar cuando surgen dudas, generar hipótesis, atender a los giros no imprevistos, y profundizar, proponer síntesis parciales a fin de cerrar pequeños capítulos.
La tarea del entrevistador es doble: por un lado, necesita ponerse en el lugar del otro, a fin de lograr puntos en común con la reconstrucción de la historia que el entrevistado está proponiendo.
La segunda tarea consiste en construir su propia versión, a partir del material obtenido, el comportamiento del entrevistado, las vicisitudes del vínculo que se está estableciendo entre ambos y sus propias características.
3. Conclusión y cierre
La etapa final de síntesis y devolución podrá ser afrontada si el entrevistador logró obtener una buena cantidad de material coma para resolver dudas y formarse una opinión acerca de las características personales del candidato.
El evaluador retoma su rol activo y brinda información satisfaciendo la curiosidad del postulante dentro de los límites de reserva acordados con el cliente. Las dudas y los interrogantes que el postulante presente acerca del puesto y de la empresa serán aclarados en esta etapa.
Entendemos por síntesis el resumen de los datos más significativos acerca de la historia y la experiencia del candidato.
La devolución, se refiere a las observaciones que el evaluador fue recogiendo durante la entrevista y constituyen la visión del candidato desde la óptica profesional del entrevistador, más allá del perfil buscado.
TIPOS DE ENTREVISTA LABORAL
Entrevista de Selección
Consiste en una conversación formal y profunda, conducida para evaluar la idoneidad del solicitante para un puesto determinado.
Como herramienta de selección el elemento más comúnmente usado es la entrevista. Estas ofrecen una oportunidad para conocer personalmente al aspirante, hacerle preguntas de una manera que no permiten las pruebas, formular juicios sobre el entusiasmo o inteligencia del candidato y también para evaluar aspectos subjetivos de la persona (expresiones faciales, nerviosismo, etc.)
Las entrevistas pueden ser un recurso de selección muy poderoso y es el factor que más influye en la decisión final respecto de la aceptación o rechazo de un candidato al empleo.
La entrevista es en esencia un sistema de comunicación entre dos o más personas que interactúan.
Etapas de la entrevista de selección
1. Preparación: la entrevista no debe ser improvisada ni en forma apurada. Tendrá un tiempo definido y requiere de cierta preparación o planeación que permite determinar los siguientes aspectos:
- Los objetivos específicos de la entrevista (qué se pretende)El tipo de entrevista adecuado para alcanzar dichos objetivos.Lectura preliminar del currículum vitae o solicitud.La mayor cantidad posible de información posible sobre el candidato.La mayor cantidad posible de información acerca del cargo por proveer y las características esenciales exigidas por el mismo.
Esta preparación es vital para que el entrevistador pueda, con relativa precisión, comprobar con precisión la adecuación de los requisitos del cargo y las características personales del aspirante.
2. Ambiente: preparar el ambiente es un paso del proceso de la entrevista la que merece un realce especial para neutralizar los posibles ruidos o interferencias externas que puedan perjudicar la entrevista. El ambiente puede ser de dos tipos:
- Físico: el local de la entrevista debe ser confortable y estar destinado sólo a ese fin; sin ruidos ni interrupciones. Puede ser una sala pequeña, aislada y libre de la presencia de otras personas que puedan interferir el desarrollo de la entrevista.Psicológico: el clima de la entrevista debe ser ameno y cordial. No deben existir recelos o temores, ni presiones de tiempo, ni coacciones o imposiciones.
3. Desarrollo de la entrevista: la entrevista propiamente dicha es la etapa fundamental del proceso en que se obtiene la información que tanto el entrevistador como el entrevistado desean. En ésta existe un nivel de interacción que debe ser elevado y dinámico. El entrevistador envía estímulos (preguntas) al candidato, con el fin de estudiar las respuestas y reacciones en el comportamiento (retroalimentación)
Una parte importante de la entrevista consistirá en proporcionar información al aspirante sobre la oportunidad que existe y sobre la organización, con la intención de transmitirle una imagen positiva y favorable, y reforzar su interés.
El proceso de la entrevista debe tener en cuenta dos aspectos el material y el formal están estrechamente relacionados:
- Contenido de la entrevista: constituye el aspecto material. Es el conjunto de información que el candidato suministra de sí mismo sobre sus estudios, experiencia profesional, situación familiar, condición socioeconómica, conocimientos e intereses, aspiraciones, etc. Toda esta información reposa en la solicitud de empleo o currículum, presentado por el candidato, la cual se amplía y aclara en la entrevista.Comportamiento del candidato: constituye el aspecto formal. Es la manera cómo reacciona en una situación: modo de pensar, actuar, sentir, grado de agresividad, asertividad, ambiciones y motivaciones, etc. Lo que se pretende en este aspecto es tener un cuadro de características del candidato, independientemente de sus calificaciones profesionales.
En la conducción de la entrevista, el entrevistador debe considerar estos dos aspectos material y formal – para que la evaluación de los resultados sea adecuada. En la entrevista el candidato provoca una impresión sobre cómo se comporta y ofrecen información solicitada sobre su historia personal y su carrera profesional.
El cuidado con la productividad de la entrevista debe ser vital, pero no imperativo (debe haber objetividad), en esto es fundamental tener en cuenta el tiempo, la entrevista debe durar determinada cantidad de tiempo para cada candidato, el que sea necesario, por ello varía con cada candidato.
4. Terminación de la entrevista: debe ser abierta y desarrollada libremente, sin obstáculos ni timideces, la terminación de la entrevista debe ser cortés; el entrevistador debe hacer una señal clara para indicar que la entrevista terminó, sobretodo debe proporcionar al candidato información sobre la acción futura y cómo será contactado para saber el resultado.
5. Evaluación del candidato: a partir del momento en el que el entrevistado salga del lugar el entrevistador debe iniciar de inmediato la tarea de evaluación del candidato, puesto que los detalles están frescos en su memoria. Si no tomó nota debe registrar los detalles. Si utilizó una hoja de evaluación debe ser verificada y completada. Al final deben tomarse ciertas decisiones con relación al candidato, si fue rechazado o aceptado.
La entrevista debe mirarse como un instrumento de comparación y el entrevistador necesita utilizarla dentro de cierta precisión (presentación de resultados coherentes) y cierta validez (medición exacta de lo que se pretende verificar).
Perfil del entrevistador ideal
- Conoce bien el cargo que se pretende ocupar Conoce la organización en profundidad, sus fortalezas y debilidades No trata de supervalorar la organización frente al candidato Lee el currículum del candidato antes de la entrevista Se preocupa por informar al candidato acerca del cargo y de la organización Se interesa por el candidato como persona Se muestra sincero, cortés y puntual y tiene personalidad que impacta Formula preguntas desafiantes, sin mostrarse muy personal o directo Procura hacer una evaluación en seguida de la entrevista
Entrevista de Evaluación de Desempeño
La evaluación de desempeño estaría incompleta sin esta vital herramienta que brinda el resultado de la evaluación de desempeño y la consiguiente retroalimentación para el personal.
Algunas recomendaciones pueden transformar este tipo de entrevista en un mutuo aprendizaje, tanto para el evaluado (entrevistado), como para el evaluador (entrevistador) entre ellas podemos mencionar:
- Preparar la sala donde se realizará la entrevista: es conveniente erradicar la barrera adicional del escritorio para favorecer la comunicación entre los interlocutores.Definir el momento en que tendrá lugar (preferentemente un día y una hora convenidos entre las partes que a los dos les resulte cómodo, con mucho tiempo disponible y sin interrupciones)Revisar las descripciones de puestos pertinentes.Reflexionar sobre los objetivos de la reunión y en buscar ejemplos concretos acciones o actitudes del empleado que justifiquen la evaluación.Durante la entrevista es importante que el entrevistador no olvide los objetivos que se fijó para el encuentro y que lo haga saber al entrevistado, luego de romper el hielo.Es indispensable dar siempre lugar al entrevistado para hablar, comenzando por pedirle que indique que otros asuntos no mencionados por el entrevistador quiere tratar para incluirlo en la agenda antes d pasar al tema central de la reunión.Para empezar el entrevistador debería ponderar aquellas cosas que el entrevistado hizo o hace bien. Este feedback positivo ayudará a introducir los aspectos el desempeño que estuvieron por debajo el estándar esperado(es mejor si se lleva al propio valuado a hablar de sus logros y fracasos).Un buen entrevistador puede pasar el 80% la entrevista escuchando activamente. Para finalizar la entrevista, es mejor que sea el entrevistado el que resuma en primer lugar lo conversado y los acuerdos a lo que se ha llegado.
Luego, el entrevistador puede focalizar la atención apuntando aquellos aspectos importantes que el entrevistador haya omitido.
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A través de la siguiente video-lección (15 minutos), de la Escuela de Negocios y Dirección ENyD, podrás profundizar tu aprendizaje sobre la entrevista de evaluación del desempeño.
Entrevista de desvinculación laboral por decisión de la empresa
Despedir a un empleado es una de las tareas más difíciles a las que la gerencia se enfrenta en el lugar de trabajo. El empleado despedido aunque advertido en muchas ocasiones anteriores – con frecuencia reaccionará con total incredulidad o aun con violencia.
La situación de cambio laboral es en sí misma generadora de ansiedades y angustias intensas, sea este cambio producido por una decisión particular o una decisión ajena a uno.
Por todo esto, una política de desvinculación laboral, es tan importante como la política de selección de personal. Son momentos extremos en la vida laboral de un trabajador en relación con una empresa.
La buena conducción y la desvinculación, son ante todo un problema de la organización toda, cuya responsabilidad debe ser compartida entre la línea y el área de recursos humanos.
Algunas organizaciones solo aplican la entrevista de retiro a los empleados que dimiten por iniciativa propia. Otras, la aplican indistintamente a todos los empleados que se desvinculan, tanto a los que deciden retirarse como a los que son despedidos por motivos de la organización.
Por lo que éstas deberán implementar políticas de recursos humanos orientadas a que el momento de la desvinculación sea para el trabajador lo menos traumático posible.
Normas para la entrevista de desvinculación
- No retrasar el anuncio de la desvinculación, para evitar los rumores, es decir, que la entrevista deberá realizarse lo antes posible desde que se toma la decisión, para evitar que el empleado se entere de tal decisión, por canales informales.Planear cuidadosamente la entrevista, esto significa:
- Programar la reunión durante los primeros días de la semanaAsegurarse de que el empleado anote la hora de la citaNunca dar informes al empleado por teléfonoDiez minutos deben ser suficientes para la notificaciónEvitar los viernes y los días previos a los feriados y a las vacacionesUtilizar un lugar neutral, nunca su propia oficinaLlevar los acuerdos del empleado, el expediente de recursos humanos y la notificación, preparados de antemanoEsté disponible por un momento después de la notificaciónTener listos los números telefónicos para las emergencias médicas o de seguridad
Perfiles del entrevistado
| Hostil y enojado | Defensivo y negociador | Formal y procesal | Estoico | Llora/ solloza |
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Entrevista de salida. Desvinculación laboral por voluntad del trabajador
La entrevista de retiro constituye uno de los principales medios de controlar y medir los resultados de la política de recursos humanos desarrollada por la organización y sirve además, para diagnosticar las fallas y eliminar las causas que están provocando el éxodo de personal. Cuando las políticas de recursos humanos son inadecuadas, predisponen al personal a retirarse de la organización.
La opinión del empleado en este tipo de entrevista refleja su percepción de la situación y permite identificar los problemas existentes y las posibles disonancias que causan la rotación de personal.
Esta entrevista la realiza el departamento de recursos humanos y está dirigida a descubrir información sobre el puesto o asuntos relacionados que podrían ofrecer a la empresa un mejor discernimiento de porqué el empleado abandona la compañía.
A franqueza del individuo en la entrevista es cuestionable en los aspectos que le disgustaron de la compañía, para no causar problemas que podrían surgirle cuando necesite referencias para un nuevo puesto. La clase de información que se puede esperar de las entrevistas de salida, es cuestionable, por consiguiente, lograr información sobre un problema real durante esta entrevista podría requerir de excavación más profunda.
Formulario de entrevista de retiro por voluntad propia
- ¿ Podría explicarme el motivo de su retiro?¿ Qué opinión tiene de nuestra empresa?¿Qué opinión tiene del puesto que ocupaba en nuestra compañía?¿Cómo era su relación con su supervisor directo?¿Qué opinión tiene acerca de las condiciones físicas del ambiente donde se desarrollaba su trabajo?¿Tiene alguna sugerencia u objeción sobre los beneficios sociales otorgados por la compañía?¿Estaba conforme con su salario?¿ Considera que nuestra organización le brindó oportunidades para progresar?¿ Considera que se le proveyeron los suficientes programas de capacitación y entrenamiento así como también acertados criterios de evaluación de desempeño?¿ Qué opina sobre las relaciones humanas que existían en su sector y sobre la moral y actitudes de sus ex compañeros de trabajo?¿ Piensa que encontrará oportunidades en el mercado laboral?
BIBLIOGRAFÍA
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