The Gantt charts or bar schedules were conceived by the American engineer Henry L. Gantt, one of the forerunners of Taylor's contemporary industrial engineering.
Gantt tried to solve the problem of scheduling activities, that is, their distribution according to a calendar, so that the period of duration of each activity, its start and end dates and also the total time required for the activity could be visualized. execution of a job. The instrument that it developed also allows the course of each activity to be followed, by providing information on the percentage executed of each one of them, as well as the degree of advance or delay with respect to the expected term.
This graph simply consists of a coordinate system indicating:
On the Horizontal axis: a calendar, or time scale defined in terms of the most appropriate unit for the work to be carried out: hour, day, week, month, etc.
On the Vertical axis: the activities that constitute the work to be performed. Each activity is mapped to a horizontal line whose length is proportional to its duration at which the measurement is made relative to the scale defined on the horizontal axis as illustrated.
Conventional Symbols
In the development of the Gantt chart, it is customary to use certain symbols, although many others can be designed to meet the specific needs of the user, the basic ones are as follows:
- Initiation of an activity Term of an activity Fine line connecting the two inverted “L's”. It indicates the expected duration of the activity. Thick line that indicates the fraction already carried out of the activity, in terms of percentage. It must be drawn below the thin line that represents the expected period. Period during which the activity cannot be carried out. Corresponds to non-productive time, it can be noted above the symbol using an abbreviation. It indicates the date when the last update of the graph was carried out, that is, when the comparison was made between the activities planned and those actually carried out.
Gantt diagram
The Gantt chart consists of a graphical representation on two axes; in the vertical the tasks of the project are arranged and in the horizontal the time is represented.
characteristics
- Each activity is represented by a rectangular block whose length indicates its duration; the height is meaningless. The position of each block in the diagram indicates the start and end times of the tasks to which they correspond. The blocks corresponding to tasks of the critical path tend to be filled in another color (in the case of the example, in Red).
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Constructive method
To construct a Gantt chart, the following steps must be followed:
- Draw the horizontal and vertical axes. Write the names of the tasks on the vertical axis. First, the blocks corresponding to the tasks that do not have predecessors are drawn. They are placed so that the left side of the blocks coincides with the zero moment of the project (its beginning).
Next, the blocks corresponding to the tasks that only depend on the tasks already entered in the diagram are drawn. This point is repeated until all the tasks have been drawn. The following considerations must be taken into account in this process:
- End-start dependencies are represented by aligning the end of the predecessor task block with the start of the dependent task block. End-end dependencies are represented by aligning the block ends of the predecessor and dependent tasks.
- Start-start dependencies are represented by aligning the starts of the blocks of the predecessor and dependent tasks.
- Delays are represented by shifting the dependent task to the right in the case of positive delays and to the left in the case of negative delays.
Calculations
The Gantt chart is a representative chart, which allows to easily visualize the temporal distribution of the project, but it is not very suitable for calculations.
Due to the way it is constructed, it directly shows the minimum beginnings and ends of each task.
Example
Building
Finally, once the project calculations have been carried out using an appropriate system, such as the PERT or Roy diagram, it is convenient to highlight the tasks with a total margin of 0 with a different color, in order to easily identify the critical paths.
Advantages and disadvantages of Gantt charts
The main advantage of the Gantt chart is that its layout requires a minimum level of planning, that is, there needs to be a plan to be represented in the form of a chart.
Gantt charts are very effective in the early stages of planning. However, after the activity has started and when modifications begin to be made, the graph tends to become confusing. This is why the graphic representation of the plan is used a lot, while the adjustments (replanning) generally require the formulation of a new graph. To overcome this deficiency, mechanical devices were created, such as magnetic boxes, chips, strings, etc., which allows greater flexibility in updates. Even in terms of planning, there is still a fairly large limitation when it comes to representing plans of some complexity.
The Gantt Chart does not offer conditions for the analysis of options, nor does it take into account factors such as cost. It is fundamentally a trial and error technique. It does not allow, either, the visualization of the relationship between the activities when the number of these is large.
In summary, for the planning of relatively simple activities, the Gantt chart represents an instrument of low cost and extreme simplicity in its use. For complex projects, their limitations are quite serious, and it was these that led to trials that resulted in the development of the CPM, PERT, and other related techniques. These techniques introduced new concepts that, later associated with those of the Gantt charts, gave rise to the so-called "network-schedules".
Gantt chart to keep track of activities:
In this type of graph, the vertical axis is used to represent activities, while the resources applied to each one indicate, by means of keys, on the line that represents the duration of the activity. It therefore consists of an investment of the previous case. The horizontal axis remains as a timeline record.
Gantt chart for monitoring workload:
This graph is similar to the activity distribution chart that is intended to provide the administrator with a total workload position applied to each resource. Indicates the period during which the resource will be available for work (represented by a thin line) and the total workload assigned to this resource (represented by a thick line).
Programming Techniques
The planning techniques deal with structuring the tasks to be carried out within the project, defining the duration and the order of execution of the same, while the programming techniques try to order the activities so that the logical temporal relationships between the activities can be identified. them, determining the calendar or the instants of time in which each one must be carried out. The programming must be consistent with the objectives pursued and respect the existing restrictions (resources, costs, workloads, etc…).
The programming therefore consists in fixing, approximately, the start and end times of each activity. Some activities may be slack and others are critical (time-fixed) activities.
STEPS:
- Construct a time diagram (moments of beginning and slack of the activities). Establish the times of each activity. Analyze the project costs and adjust the slacks (minimum cost project).
RESULTS:
- Have a time diagram. Know critical activities and determine the need for resources.
To start programming, the following data must be used:
- project network diagram (PDM, ADM…); activity duration estimate; resources allocated to activities; resource schedules for activities; limitations, such as fixed dates for results or project phases.
Según los resultados que deseemos conocer, podemos hacer uso de unas determinadas herramientas o de otras. En el siguiente cuadro se muestran todas ellas, que pasamos a comentar a continuación:
ESCALA TEMPORAL SÍ – DEPENDENCIAS NO
Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es un diagrama de barras desarrollado durante la I Guerra Mundial. En él se muestran las fechas de comienzo y finalización de las actividades y las duraciones estimadas, como se dijo anteriormente, pero no aparecen dependencias.
El gráfico de Gantt es la forma habitual de presentar el plan de ejecución de un proyecto, recogiendo en las filas la relación de actividades a realizar y en las columnas la escala de tiempos que estamos manejando, mientras la duración y situación en el tiempo de cada actividad se representa mediante una línea dibujada en el lugar correspondiente.
La utilidad de un gráfico de este tipo es mayor cuando se añaden los recursos y su grado de disponibilidad en los momentos oportunos. Como ventajas tendríamos la facilidad de construcción y comprensión, y el mantenimiento de la información global del proyecto. Y como desventajas, que no muestra relaciones entre tareas ni la dependencia que existe entre ellas, y que el concepto de % de realización es un concepto subjetivo.
Gráfica de hitos
Un hito es un evento claramente verificable por otra persona y que requiere verificación antes de poder proseguir con la ejecución del proyecto. Por ejemplo, la obtención y formalización de los requisitos de usuario constituye un hito en la realización de un proyecto de ingeniería software.
La utilidad de los hitos se basa en la buena selección de los mismos. Pero al igual que los diagramas de GANTT, la programación con hitos no aporta o refleja información acerca de la interdependencia entre tareas o actividades.
ESCALA TEMPORAL NO – DEPENDENCIAS SÍ
Un diagrama de red es cualquiera de las representaciones que vinculan las actividades y los eventos de un proyecto entre sí para reflejar las interdependencias entre las mismas. Una actividad o evento puede presentar interdependencias con actividades o eventos sucesores, predecesores, o en paralelo. Los más importantes son:
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Desarrollado por la Special Projects Office de la Armada de EE.UU. a finales de los 50s para el programa de I+D que condujo a la construcción de los misiles balísticos Polaris. Está orientada a los sucesos o eventos, y se ha utilizado típicamente en proyectos de I+D en los que el tiempo de duración de las actividades es una incertidumbre. Dado que las estimaciones de duración comportan incertidumbre se estudian las distribuciones de probabilidad de las duraciones. Con un diagrama PERT se obtiene un conocimiento preciso de la secuencia necesaria, o planificada para la ejecución de cada actividad y utilización de diagramas de red.
Se trata de un método muy orientado al plazo de ejecución, con poca consideración hacia al coste. Se suponen tres duraciones para cada suceso, la optimista a, la pesimista b y la normal m; suponiendo una distribución beta, la duración más probable: t = (a + 4m + b) / 6.
Generalmente se denominan técnicas PERT al conjunto de modelos abstractos para la programación y análisis de proyectos de ingeniería. Estas técnicas nos ayudan a programar un proyecto con el coste mínimo y la duración más adecuada. Están especialmente difundidas el PERT y el CPM.
Aplicación de las técnicas PERT:
- Determinar las actividades necesarias y cuando lo son.Buscar el plazo mínimo de ejecución del proyecto.Buscar las ligaduras temporales entre actividades del proyecto.Identificar las actividades críticas, es decir, aquellas cuyo retraso en la ejecución supone un retraso del proyecto completo.Identificar el camino crítico, que es aquel formado por la secuencia de actividades críticas del proyecto.Detectar y cuantificar las holguras de las actividades no críticas, es decir, el tiempo que pueden retrasarse (en su comienzo o finalización) sin que el proyecto se vea retrasado por ello.Si se está fuera de tiempo durante la ejecución del proyecto, señala las actividades que hay que forzar.Nos da un proyecto de coste mínimo.
PDM (Precedence Diagramming Method)
Se basa en la utilización de una red en la que figuran las actividades en los nodos y los arcos representan demoras de tiempo entre los puntos (comienzo o fin de nodo) que unen, a la vez que muestran las dependencias. Permiten reflejar distintas relaciones de precedencia entre tareas.
Entre las ventajas encontramos que el método PDM tiene más flexibilidad que el método PERT – ADM para la modelización de grandes proyectos, la representación gráfica es más sencilla y no hay actividades virtuales.
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ADM (Arrow Diagramming Method)
Está orientada a las actividades, y se aplica en la industria de la construcción, en la que de forma habitual el tiempo de cada actividad es muy controlable. Las actividades se representan con flechas que se conectan con nodos para mostrar las dependencias.
| Gráfico PDM. Esta técnica también se denomina “actividad sobre nodo” | |
| Gráfico ADM. Esta técnica también se denomina “actividad sobre flecha” |
ESCALA TEMPORAL SÍ – DEPENDENCIAS SÍ
Diagrama de tiempos con interdependencias Se trata de un gráfico de Gantt en el que aparecen las dependencias entre actividades y los recursos implicados en cada una de ellas. Permite de esta forma tener una idea más real del proyecto que la que obteníamos con el diagrama de Gantt que mostrábamos anteriormente.
MÉTODO DEL CAMINO CRÍTICO CPM
Camino crítico
El camino crítico en un proyecto es la sucesión de actividades que dan lugar al máximo tiempo acumulativo. Determina el tiempo más corto que podemos tardar en hacer el proyecto si se dispone de todos los recursos necesarios. Es necesario conocer la duración de las actividades.
Este concepto es utilizado por dos métodos:
- Método del tiempo estimado (CPM) La duración de una actividad es la más probable de duración. Tiempo que se emplearía en condiciones normales (m). Situación determinista.Método del tiempo esperado (PERT) Determinación probabilística de los tiempos esperados (Te), en función de los siguientes tiempos:
- Duración más corta (a)Duración más larga (b)Duración más probable (m) (el mismo que en CPM)Duración esperada: Te = (a + 4m + b) / 6
| Cálculo del camino crítico |
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Holguras
La holgura de una actividad es el margen suplementario de tiempo que tenemos para determinar esa actividad. Las actividades críticas no tiene holgura.
| Holgura de un suceso “Hs”: | Hs = MAC del suceso – MIC del suceso |
| Holgura total de una actividad “Ht”: | Ht = MAC del s.p. – MIC del s.a. – duración tarea |
| Margen suplementario de tiempo de esa actividad sin que se altere el MIC de ninguna actividad crítica. | |
| Holgura libre de una“Hi”: | HI = MIC del s.p. – MIC del s.a. – duración tarea |
| Margen suplementario de tiempo para esa actividad sin que se altere el MIC de cualquier actividad. | |
| Holgura independiente “Hi”: | Hi = MIC del s.p. – MAC del s.a. – duración tarea |
| Margen suplementario de tiempo que existe en una actividad si las actividades precedentes terminaran lo más tarde posible, y las actividades posteriores empezaran lo antes posible. |
Actividades críticas
Una actividad es crítica cuando no se puede cambiar sus instantes de comienzo y finalización sin modificar la duración total del proyecto. La concatenación de actividades críticas es el camino crítico.
En una actividad crítica la fecha “early” coincide con la más tardía de comienzo, y la fecha más temprana de finalización coincide con la fecha “last”de la actividad. La holgura total es 0.
PROGRAMACIÓN CON RECURSOS LIMITADOS Y PROGRAMACIÓN CON COSTE MÍNIMO
Programación con recursos limitados
Hasta ahora sólo se ha tenido en cuenta el análisis de relaciones temporales entre las actividades del proyecto. Pero además, hay que tener en cuenta los recursos, su consumo y sus limitaciones. El proceso, por lo tanto, ante la programación sería el siguiente:
- Programación de duración mínima sin tener en cuenta los recursos.Se estudia si moviendo las actividades no críticas dentro del margen que representan sus holguras, se puede conseguir el objetivo perseguido en relación con los recursos.Si no es posible, aplicar alguna de las técnicas para programar bajo limitación de recursos.
Minimización de costes
Se trata de ajustar las holguras de las actividades, con la premisa de que la duración total esté prefijada por las actividades críticas. Hay costes que disminuyen con el tiempo (costes directos) y costes que aumentan con el tiempo (costes indirectos). Existen dos métodos:
- Hacer variaciones en el grafo: hacer actividades en paralelo, con lo que se reducen los costes.Variar los recursos asignados: los costes que representan las actividades son costes directos; si se consigue alargarlas, se reducen sus costes.
| Proceso de minimización de costes |
| Fase 1: Estimación de los límites de duración y coste de cada actividad
Fase 2: Determinación de la pendiente de coste para cada actividad Fase 3: Alargamiento de todas las tareas no críticas que tengan pendiente de coste negativa Fase 4: Determinación del intercambio de tiempo-coste más favorable de las posibles en el camino crítico Fase 5: Tantear, alargando y acortando actividades críticas hasta que las pendientes positivas y negativas resultantes sean iguales |
Ejemplo: Aplicación P.E.R.T.
Programación por camino crítico.
Un proyecto es un conjunto de tareas relacionadas entre sí. Cada tarea tiene algún tipo de prioridad respecto de otra. Es decir existe antecedencia y consecuencia entre las tareas.
Supongamos el siguiente proyecto:
Se debe tender una línea telefónica a lo largo de una ruta. Para esto se debe:
- hacer agujeros,erguir postes y finalmentetender la línea.
Con fines operativos dividimos a la ruta en dos sectores (1 y 2). Tenemos un equipo capaz de cavar, otro de postear y otro de tender la línea.
El esquema de prioridades es el que sigue:
Donde:
A1: Agujereado del sector 1
A2: Agujereado del sector 2
P1: Posteado del sector 1
P2: Posteado del sector 2
T1: Tendido del sector 1
T2: Tendido del sector 2
Asegúrese de haber comprendido el esquema.
Realizaremos una red, con los conocimientos que tenemos sobre grafos, con la siguiente convención: Las tareas serán simbolizadas por medio de arcos y los sucesos por medio de nodos. Los sucesos denotan el comienzo y la finalización de cada tarea.
Note que cada nodo tiene un nombre n
Luego nombrar a la tarea AB es lo mismo que referirse a la tarea A1.
Una tarea como la CE recibe el nombre de Ficticia (dado que no es real) y se necesita para mostrar la lógica del proyecto. Halle el error en el diagrama que sigue:
Exprese que indica cada uno de estos nodos.(ninguno indica menos de dos sucesos)
Trate de mostrar este mismo proyecto mediante otra gráficas. En todos los casos verifique que se cumpla la lógica del mismo.
Fecha temprana
Colocamos las duraciones de cada tarea sobre los arcos correspondientes. Comenzamos el proyecto en el día 0. Comenzamos la tarea AB el día 0. En los ejemplos dados aquí supondremos siempre que la duración está expresada en días.
¿Cuál es la fecha más temprana que puedo estar en el suceso B, para comenzar con BC y BE?
(El suceso B indica la finalización de AB, el comienzo de BC y el comienzo de BE)
Obviamente el día 2, que es el tiempo que tardamos en hacer AB.
La situación queda representada así:
¿Cuál es la fecha más temprana que puedo estar en el suceso C, para comenzar CD?
(El suceso C indica la finalización de BC, el comienzo de CD y el comienzo de ED).
Obviamente el día 5, que es el tiempo que tardamos en hacer BC, más lo que tardamos estar en B (3 + 2 = 5).
La situación queda representada así:
¿Cuál es la fecha más temprana que puedo estar en el suceso E, para comenzar ED?
(El suceso E indica la finalización de ………., y de……..el comienzo de ………).
Debemos decidir entre 5 y 6.Determinamos que la fecha más temprana para comenzar ED es 6.
La situación queda representada así:
¿Cuál es la fecha más temprana que puedo estar en el suceso D, para comenzar con DF?
Dedúzcalo convenientemente.
La situación queda representada así:
¿En qué fecha llegamos al suceso F, terminando el proyecto y la tarea DF ?
Dedúzcalo convenientemente.
La situación queda representada así:
Nuestro proyecto se puede realizar en 15 días. El menor tiempo que necesitamos para realizar el proyecto es de 15 días.
Fecha tardía
La última fecha que tenemos para finalizar la tarea DF (y el proyecto) es el día 15.
¿ Cuál es la fecha tardía para comenzar con la tarea DF ? 9. (15 – 4 = 9).
Supongamos que la comienzo el día 12. Entonces: 12 (suceso D) más 4 (duración DF) hace que e proyecto termine el día 16, es decir un día más tarde.
Aplique el mismo criterio para comenzar con la tarea ED.
¿Cuál es la fecha tardía para el suceso C ? Debemos elegir entre (11 – 2 = 9) y
(6 – 0 = 6).Recuerde que la duración de una tarea ficticia es 0 (no existe como tarea real).
Aplique el mismo criterio para hallar la FT de las tareas BC y BE.
Determine la fecha tardía del suceso A.
Analicemos las fechas de la tarea CD
ftc: 5
FTC: 6
ftf: 11
FTF: 11
Analice las tareas restantes con este mismo criterio
Sucesos críticos
Un suceso crítico es aquel cuyas ft y Ft son iguales.
Tareas críticas
Son aquellas cuya duración es igual a la diferencia entre los sucesos críticos que la determinan.
Se encuentra entonces el camino crítico. (Subgrafo crítico)
Estas son las tareas que hacen que el proyecto dure 15 días.
Luego si se incrementa la duración de alguna de estas tareas, se incrementará la duración del proyecto.
Hasta ahora calculamos tiempos del proyecto. Note que la longitud de los arcos no es proporcional a la duración de a tarea.
Esta proporción se puede mostrar en el diagrama calendario.
Se construye de la siguiente manera: primero se colocan los sucesos críticos en su fecha correspondiente e inmediatamente se grafican las tareas críticas.
Luego se colocan los otros nodos. En este caso colocamos el nodo C en su ft. El que sigue se denomina Diagrama calendario de ft.
Note el margen de la tarea CD (línea punteada). Indica la cantidad de días que podemos atrasarnos en esa tarea sin atrasar el proyecto.
El que sigue es el Diagrama calendario de FT.
El esquema que sigue se denomina Diagrama de Gantt de ft, con prioridad de Camino Crítico.
El esquema que sigue se denomina Diagrama de Gantt de ft, con prioridad de fechas
El esquema que sigue se denomina Diagrama de Gantt de FT, con prioridad de fechas.
Note que en estos esquemas no aparece la tarea ficticia.
Hasta aquí se ha visto el algoritmo que permite calcular las fechas para cada tarea y al asignar estas duraciones se habló de «tiempo» en forma general.
Sucede, que en particular existen tres tipos de tiempos, que se obtienen en base a la experiencia anterior sobre cada tipo de tarea. Son:
- (To) Tiempo óptimo: Es la menor duración histórica de esa tarea.(Tm) Tiempo modal: Es la duración de mayor frecuencia histórica de esa tarea.(Tp) Tiempo pésimo: Es la mayor duración histórica de esa tarea.
Creación de un diagrama de Gantt en Excel 2002
La forma más fácil de crear un diagrama de Gantt es utilizar Microsoft Project en lugar de Microsoft Excel. Project es una programa para planear tareas que facilita el seguimiento de las escalas de tiempo de los proyectos y la generación de los gráficos correspondientes. Excel no contiene un formato de diagrama de Gantt integrado, pero puede crear un diagrama de Gantt en Excel personalizando un tipo de gráfico de barras apiladas.
En este artículo se muestra cómo crear un diagrama de Gantt como el que aparece a continuación.
- Escriba los datos de ejemploAbra una nueva hoja de cálculo en Excel y escriba los siguientes valores en las celdas A1 a D6:
| A | B | C | D | |
| 1 | Fecha de comienzo | Finalizada | Restante | |
| 2 | Tarea 1 | 01.08.00 | 205 | 10 |
| 3 | Tarea 2 | 15.10.00 | 200 | 120 |
| 4 | Tarea 3 | 15.12.00 | 140 | 200 |
| 5 | Tarea 4 | 06.02.01 | 44 | 345 |
| 6 | Tarea 5 | 06.05.01 | 0 | 380 |
Nota Los valores en las columnas C y D (Finalizada y Restante) representan números de días.
Seleccione la celda B2 y aplíquele el formato de fecha que desee utilizar para el gráfico haciendo clic en Celdas en el menú Formato y, a continuación, haciendo clic en la ficha Número. Haga clic en Fecha en la lista Categoría y seleccione el formato que desee utilizar en la lista Tipo.
Cree un gráfico de barras apiladas
Seleccione las celdas A1:D6 y haga clic en Asistente para gráficos.
En el paso 1, haga clic en Barras en Tipo de gráfico y, a continuación, elija el subtipo Barra apilada (puede ver el nombre de cada subtipo de gráfico en la parte inferior del cuadro de diálogo).
Haga clic en Siguiente, Siguiente y, a continuación, en Finalizar.
Haga que el gráfico tenga el aspecto de un diagrama de Gantt
Haga doble clic en la primera serie del gráfico. Ésta es la serie para Fecha de inicio. Si están configurados los colores predeterminados en Excel 2002, esta serie es azul.
En la ficha Tramas del cuadro de diálogo Formato de serie de datos, haga clic en Ninguno para Borde y en Ninguna para Área y, a continuación, elija Aceptar.
Haga doble clic en el eje de categorías (X), que en un gráfico de barras corresponde al eje vertical. (En un gráfico de barras, los ejes tradicionales X e Y están invertidos). Haga doble clic en la ficha Escala y, a continuación, active la casilla de verificación Categorías en orden inverso.
Haga clic en la ficha Fuente, elija 8 en Tamaño y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Haga doble clic en el eje de valores (Y), que en un gráfico de barras corresponde al eje horizontal. Después de completar el último paso, este eje debe estar situado en la parte superior del área de trazado del gráfico. Haga clic en la ficha Escala y escriba los siguientes valores en los cuadros correspondientes:
Mínimo: 36739
Máximo: 37441
Unidad mayor: 61
Unidad menor: 1
Estos valores son números de serie que representan las fechas que se utilizarán para el eje de valores (Y). El valor mínimo 36739 representa la fecha 1 de agosto de 2000. El valor máximo 37441 representa la fecha 4 de julio de 2002. La unidad mayor de 61 representa unos dos meses, mientras que la unidad menor representa un día. Para ver el número de serie de una fecha, escriba la fecha en una celda y, a continuación, aplique el formato a esa celda con el formato de número General .
- Asimismo, en la ficha Escala, active la casilla de verificación Eje de categorías (X) cruza en máximo valor.
- Haga clic en la ficha Alineación y, en Orientación, escriba 45 en el cuadro grados.Haga clic en la ficha Fuente y en Estilo elija Negrita. En Tamaño, haga clic en 8 y, a continuación, en Aceptar.Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la leyenda y, a continuación, haga clic en Formato de leyenda en el menú contextual. Haga clic en la ficha Ubicación y elija Abajo.Dentro de la leyenda, haga clic en Fecha de inicio para seleccionarla y, a continuación, presione SUPRIMIR.
Después de completar los pasos anteriores, debería tener un gráfico de aspecto similar al del ejemplo. Puede tener que cambiar el tamaño del gráfico con el mouse (ratón) para ver todos los rótulos existentes en el gráfico. Puede agregar formato adicional según sea necesario.
Diagrama de Gantt en MS Project
Microsoft Project, una aplicación de Microsoft que nos ayuda a crear planes de proyectos, comunicarlos a otros usuarios y adaptarnos a los cambios a medida que éstos se van produciendo. Es un sistema de planificación de proyectos versátil y fácil de utilizar.
Controles de visualización en Project
La visualización de un proyecto se controla dentro de Project así:
Vistas
Una vista es la forma como Project muestra el proyecto en la pantalla, y por defecto (cuando el programa inicia su trabajo) es la denominada Gantt Chart o Diagrama de Gantt, que coloca a la izquierda de la pantalla la Tabla de Actividades y a la derecha el diagrama de Gantt.
Para cambiar la forma en que se visualiza el proyecto se escoge la opción Ver- Vista, y allí pueden escogerse vistas predefinidas como Calendario, Diagrama de Gantt, Diagrama de Pert, Gantt de Seguimiento, Gráfica de Recursos, Tabla de Recursos y Tabla de Uso de Recursos.
El programa trae otro conjunto de Vistas que pueden ponerse en uso mediante Ver – Más Vistas…, que activa un cuadro de diálogo donde pueden escogerse otras muchas vistas mostradas en la lista de escogencia.
Tablas
Las tablas controlan lo que Project muestra como columnas en sus despliegues tabulares y, al igual que las vistas, se pueden poner en uso en cualquier momento.
Use la opción Ver – Tablas para activar un sub menú donde aparecen las tablas disponibles, cuyo contenido variará dependiendo del elemento que se esté visualizándose en pantalla (Tarea o Recurso). La última opción del sub menú es Más Tablas…, que llama un cuadro de diálogo similar al de Vistas donde se pueden escoger otras tablas que trae predefinidas el programa.
Filtros
En ocasiones sólo se requiere ver parcialmente la información del proyecto, y para ello se utiliza un Filtro que permite escoger la información que se desea aparezca en pantalla, tal como las tareas que no han comenzado, por ejemplo, o los hitos del proyecto. El filtro no elimina información del proyecto, sólo la oculta.
Project incluye filtros de tareas para ver aspectos específicos de las tareas y filtros de recursos para ver aspectos específicos de los recursos, pero si ninguno de ellos se ajusta a sus necesidades, puede crear un nuevo filtro o modificar uno existente personalizando los criterios del filtro. Puede aplicar filtros a cualquier vista excepto al Diagrama PERT.
Para colocar un filtro utilice la opción Proyecto- Filtrar para …., que le permitirá escoger en una lista los elementos más usuales. En la Barra de Herramientas aparece también el ícono Autofiltro, que al oprimirse coloca unas pequeñas flechas en cada columna de la lista para hacer selecciones individuales de información dentro de ellas. Para cancelar un filtro use nuevamente la opción mencionada atrás y escoja Todas las Tareas o presione F3.
Ordenación
Para Project la ordenación normal es la que se da al definir las tareas o actividades. De hecho, cuando se define una tarea el programa le adjudica un número interno e inmodificable para su identificación.
Para ordenar el proyecto por otros conceptos se usa la opción Proyecto – Ordenar, que tiene las siguientes opciones: por Fecha de iniciación, por fecha de Finalización, por prioridad, por costo y por Número de tarea. Si los anteriores no son suficientes, existe una última opción donde pueden definirse otros criterios de ordenación hasta por tres claves consecutivas.
El criterio de ordenamiento puede ser cualquiera de los campos de la Base de Datos disponibles en el menú, y la ordenación puede ser Ascendente o Descendente. El segundo campo se usa para decidir empates por el primer criterio y el tercero desempata criterios iguales del segundo.
Tanto la ordenación como los elementos anteriores (tablas, filtro y vistas) solamente afectan la forma como se ve el proyecto en la pantalla o en la impresión, pero no afectan en forma alguna el contenido del proyecto, sus actividades, sus relaciones o la asignación de recursos.
Controles adicionales de visualización
Control de la escala de tiempo
El tamaño de la escala de tiempo en el diagrama de Gantt se controla con los íconos de Zoom mostradas en la barra de herramientas, pero la presentación de la escala puede modificarse colocando el puntero del mouse en cualquier punto sobre la escala de tiempo y haciendo doble clic para que aparezca el siguiente cuadro de control:
Tanto para la escala mayor como para la menor se pueden definir:
- Las Unidades (meses, días, etc.).La Etiqueta (título) que debe aparecer en el encabezado.Alineación derecha, centrado o izquierdaPresencia o no de líneas de división
Para el conjunto se determina el tamaño total de la escala (en porcentaje) y si se desea o no división entre las dos escalas.
Diseño para el Gantt
Esta opción controla la presentación de las flechas que definen la dependencia entre dos tareas dentro del diagrama de Gantt y otros parámetros de presentación. Estando en la vista de Diagrama de Gantt, se pide Formato -Diseño para abrir el cuadro de diálogo:
Dentro de este cuadro se pueden definir:
- La forma de las flechas que indican dependenciasEl formato de Fechas sobre las barrasLa altura (ancho) de las barras.Si las barras deben redondearse a días completos (no recomendado)Si se admiten dibujos y texto libre sobre el Gantt
Presentación General del Gantt
Haciendo doble clic en cualquier lugar vacío de la pantalla de Gantt, o pidiendo Formato -Estilos de barra… desde el menú, aparece un cuadro de diálogo que controla toda la presentación del Diagrama de Gantt.
Para cada tipo de Barra se pueden definir la forma, el relleno y el color de los extremos, el ancho, el relleno y el color de la barra. Para las tareas, por su parte, se pueden definir el intervalo sobre el que se muestra, las condiciones bajo las cuales se muestra y la forma de colocar el texto (adentro, encima, debajo o a cualquier lado de la barra).
El formateo del Gantt desde este cuadro es dispendioso y debe experimentarse bastante para lograr buenas presentaciones. Para los que empiezan se recomienda el uso del Asistente para el Gantt, que puede llamarse desde el menú Formato y que ofrece una guía paso a paso para construir Diagramas de Gantt personalizados.
Personalización
Personalización de Reportes
La opción Ver- Informes -Personalizados permite usar los diseños existentes para cambiarlos y crear nuevos tipos de informes. Al escogerla aparece un cuadro de diálogo con la lista alfabética de todos los reportes de Project, y dentro de ella se escoge uno cualquiera y se presiona el botón Modificar para abrir la ventana de definiciones de modificación.
En la primera ficha se determinan las siguientes características globales del reporte:
- Nombre: Un nuevo nombre que será colocado en el menú de reportes.Período: Se define un intervalo entre fechasNúmero: Un intervalo de números, por ejemplo entre las actividades 10 a la 20Tabla: Tabla que define las columnas del reporte. Se escoge entre las disponibles del menú.Filtro: El filtro que se aplica a las filas del reporte. Se escoge entre los disponibles.Resaltar: Si se marca, se muestran todas las actividades o recursos resaltando los que pasan el filtro. Si no hay marca solo se reportan los que pasan el filtroMostrar Tareas Resumen: Muestra actividades resumen si se marca la casilla.Bandas de Grises: traza bandas tramadas para separar los ítems del reporte si se marca.
La segunda ficha controla los detalles del reporte, y si éste contiene Actividades, por ejemplo, cada casilla que se marque en el recuadro Tarea agrega el elemento correspondiente:
- Notas: Anotaciones hechas sobre el campo Notes de las actividades.Objetos: imprime cualquier objeto adjuntado a la actividad (gráficos, texto, hojas Excel, etc)Predecesoras imprime la lista de actividades predecesorasSucesoras: imprime la lista de actividades sucesoras.
La última ficha controla los criterios de ordenación del reporte, de acuerdo con los criterios de ordenación mencionados en el capítulo anterior:
En cada uno de los campos se puede escoger entre los diferentes datos ofrecidos en el menú y decidir si la ordenación será ascendente o descendente. El segundo campo se usa para desempatar el primero y el tercero para desempatar el segundo.
En cualquiera de las fichas se puede modificar el estilo de texto para el reporte (tipo de letra, tamaño, estilos, etc.) oprimiendo el botón Texto.
Otros elementos personalizables
Tal como sucede con los reportes, las vistas también pueden personalizarse mediante la opción Ver – Más Vistas…, escogiendo el nombre de una de ellas que aparezca en la lista de pantalla y oprimiendo finalmente el botón Modificar.
En el ejemplo aparece escogida la vista Diagrama de Gantt, cuyos elementos (incluyendo cualquier filtro) pueden modificarse con el botón del mismo nombre.
Las tablas también pueden modificarse o crearse nuevas con la opción Ver – Tablas – Más tablas… que también coloca en pantalla la lista de las existentes y botones para Copiar y para Modificar:
Cuando se escoge Modificar aparece un cuadro que permite cambiar, eliminar o crear líneas que representan las columnas de la tabla, para cada una de las cuales se define el nombre del campo que contendrá, la lista de la base de datos de Project, la alineación de los datos, el ancho de la columna, su título y la alineación del título. Una vez definidos los campos, se presiona Aceptar y la tabla quedará disponible tal como se definió.
CONCLUSION
El gráfico de Gantt se presta para la programación de actividades de la más grandes especie, desde la decoración de una casa hasta la construcción de una nave. Desde su creación ha sido un instrumento sumamente adaptable y de uso universal, dada su fácil construcción.
En el desarrollo de un proyecto es común que se disponga de recursos limitados para la ejecución de actividades. El gráfico de Gantt permite identificar la actividad en que se estará utilizando cada uno de los recursos y la duración de esa utilización, de tal modo que puedan evitarse periodos ociosos innecesarios y se dé también al administrador una visión completa de la utilización de los recursos que se encuentran bajo su supervisión.
BIBLIOGRAFÍA
- REDES y PERT / CPM, Método del camino crítico.http://www.geocities.com/w_peart/add-ons.htmhttp://losconstructores.com/BancoConocimiento/p/project/plantilla10a.htmhttp://www.espe.edu.ec/cursos-e/civil/construccion/construc06.htmhttp://www.chilesat.net/uchile/apuntes2000/m3c1gant.dochttp://www.monografias.com/http://www.yahoo.comhttp://gestiopolis.com
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To complement this text, we suggest the following video lesson in which Professor Alejandro Bia, from the Miguel Hernández University of Elche, introduces the basic concepts of the gantt chart and some technological tools that make it possible.
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